Menjadi fasilitator meeting merupakan hal yang tidak bisa dipisahkan dari pekerjaan seorang project manager, dalam satu minggu, hampir selalu ada agenda meeting dengan klien dimana, saya berperan menjadi fasilitator. Lalu Apa yang perlu diperhatikan Ketika project manager menjalankan fungsi sebagai fasilitator? Bagaimana caranya seorang project manager menjadi fasilitator meeting yang baik? Dan apa saja skill yang perlu kita asah supaya kemampuan fasilitator kita meningkat?
Apa itu Skill Fasilitator?
Berdasarkan definisi dari ATD [1], skill fasilitator adalah seni untuk menggerakkan suatu grup melalui meeting, sesi perencanaan atau training dengan intensi untuk mencapai tujuan meeting yang spesifik. Skill fasilitator sebetulnya sangat sederhana. Menjalankan meeting secara efisien, membuat list agenda sesuai dengan topik pembahasan dan waktu yang telah disepakati Bersama. Supaya meeting berjalan dengan efektif ada baiknya List agenda dan topik pembahasan berasal dari input para peserta yang kita tangkap sebelum meeting agenda di kirim dan diringkas dalam undangan meeting, hal ini sangat krusial untuk memicu kultur kolaborasi dengan peserta meeting.
Jadi pertanyaannya adalah bagaimana kita memfasilitasi meeting yang efisien dan inklusif? Berikut tujuh tips yang menurut saya esensial untuk diterapkan.
- Membuat Agenda Meeting
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah membuat Agenda meeting, yang berisi siapa partisipan relevan yang perlu kita undang, kemudian waktu dan lokasi meeting. Bisa saja meeting diadakan secara offline maupun online. Dan yang tak kalah penting adalah topik pembahasan meeting. Untuk meeting lanjutan biasanya saya sertakan juga catatan dari meeting sebelumnya. Ketika sudah dapat detailnya maka persiapkan email undangan meeting dan dikirimkan kepada partisipan meeting yang akan diundang.
- Memperkenalkan Para Partisipan Meeting.
Pada saat meeting di mulai, pastikan kita memperkenalkan diri kita dan menjabarkan peran kita sebagai fasilitator. Kemudian dilanjutkan dengan meminta peserta untuk memperkenalkan diri masing-masing, sehingga kita akan sadar jika ada participant yang telat bergabung. Luangkan waktu tiga sampai 5 menit untuk menunggu partisipan yang telat bergabung.
- Jangan takut untuk memulai dengan obrolan ringan
Sambil menunggu partisipan yang telat bergabung, daripada membiarkan situasi hening, kita bisa mulai obrolan ringan ke peserta yang sudah join. Obrolan seperti kegiatan yang dilakukan di akhir kemarin atau terkait rencana akan makan apa setelah meeting selesai, mungkin bisa jadi permulaan untuk membuka obrolan. (Karena Orang sangat terhubung dengan makanan :D)
- Review Kembali Agenda dan Tanyakan kepada peserta meeting apakah ada topik yang ingin ditambahkan.
Kita perlu pastikan Kembali agenda yang akan dibahas di meeting ini dengan para peserta, dan jika dari peserta ada tambahan topik pembahasan, lakukan asesmen secara singkat apakah akan memakan waktu yang cukup lama dari waktu yang sudah diagendakan, kemudian kita sampaikan ke para peserta jika waktunya masih cukup, topik tambahan tersebut akan di bahas di akhir waktu meeting.
- Jaga supaya diskusi tetap mengalir dengan natural
Sebagai fasilitator, pastikan bahwa bukan kita yang mendominasi jalannya meeting, beri ruang kepada participant untuk share ide mereka. Untuk participant meeting yang kurang aktif, bisa kita stimulasi dengan tanyakan pendapat mereka secara langsung pada saat meeting berlangsung.
- Tetap jaga waktu meeting supaya tidak kebablasan
Estimasikan tiap topik pembahasan akan memakan waktu berapa lama, Ketika waktu meeting berjalan, dan arah pembahasan sudah di luar topic, alias sudah kemana-mana, kita harus mengingatkan peserta meeting untuk back on track.
- Recap Action Item yang perlu dijalankan
Tangkap dan catat action item selama meeting berlangsung, sehingga ketika penutupan meeting, kita punya list yang akan kita bicarakan kembali di akhir meeting terkait hal-hal apa saja yang perlu dikerjakan, siapa yang bertanggung jawab untuk mengerjakan dan kapan deadline penyelesaian item pekerjaan tersebut. Jika memungkinkan kita akan review tanggal dan waktu meeting selanjutnya, untuk mengantisipasi waktu nya jatuh pada hari libur misalnya dan bisa segera dibahas kapan waktu pengganti yang tepat. Jika sudah maka tutup meeting dengan mengucapkan terima kasih atas kontribusi dari para partisipan meeting kemudian mempersilahkan kepada partisipan untuk melanjutkan aktivitasnya Kembali.
Bagaimana cara kita mengasah Skill Fasilitator Meeting
Tips diatas berlaku untuk memastikan meeting berjalan dengan efisien, namun bagaimana cara kita sebagai project manager dalam mengasah skill sebagai fasilitator meeting? Dalam konteks saya, yang terhitung baru di dunia project. Tentunya saya perlu mengasah skill saya sebagai fasilitator, supaya meeting yang saya agendakan bisa berjalan dengan efektif
- Persiapan yang matang
“Sebelum apa pun, persiapan adalah kunci menuju kesuksesan.” Merupakan quote yang saya rasa cocok untuk poin ini. Kita perlu tau konteks dari pembahasan yang akan dibahas dan juga pembahasan di meeting sebelumnya yang relevan dengan meeting tersebut. Antisipasi pertanyaan-pertanyaan yang mungkin diajukan oleh client selama meeting berlangsung.
- Lakukan Latihan
Persiapan yang matang, akan lebih komplit jika dipadukan dengan Latihan yang terencana. Jadwalkan Latihan fasilitator meeting dengan tim internal, lalu tangkap feedback dari teman-teman, jika perlu minta mereka tanyakan poin-poin apa saja yang kemungkina akan ditanyakan di meeting yang sesungguhnya. Jadi Ketika pada saat meeting sungguhan berlangsung, kita sudah siap untuk memberikan respon pada saat itu juga.
- Ikut Pelatihan dan cari Mentor
Coba cari pelatihan yang diadakan diadakan oleh Lembaga pelatihan atau konsultan project management. Tujuan mengikuti pelatihan adalah supaya kita dapat melatih rasa empati kita dan memposisikan diri lebih baik sebagai fasilitator, selain pelatihan, kita juga bisa minta cari mentor yang berpengalaman sebagai fasilitator, mentor bisa dari perusahaan yang sama, atau kamu bisa juga cari di platform mentoring gratis seperti adplist (https://app.adplist.org/).
- Hindari Multitasking
Ketika menjadi fasilitator, alangkah baiknya kita mendelegasikan bagian pencatatan notulen rapat kepada anggota tim lain, karena sungguh sulit untuk melakukan dua hal dalam satu waktu. Untuk mencatat poin penting mungkin saja bisa kita lakukan sendiri, namun dengan menunjuk satu orang yang bertanggung jawab untuk mencatat, di akhir meeting kita bisa menggabungkan poin yang sama-sama telah dicatat dan harapannya tidak ada poin penting yang terlewat.
- Minta feedback
Minta feedback dari participant meeting, pilih orang yang kita rasa nyaman untuk kita mintai feedback. Minta pendapat mereka apakah meeting yang kita fasilitasi berjalan lancar atau tidak dan jika ada poin poin perbaikan supaya meeting kedepannya kita menjadi fasilitator yang lebih baik.
Reference
- ATD. (n.d.). What is Facilitation? Retrieved from https://www.td.org/talent-development-glossary-terms/what-is-facilitation
- Hoban, S. M. (n.d.). The Art and Science of Meeting Facilitation. Retrieved from https://www.sarahmhoban.com/blog/the-art-and-science-of-meeting-facilitation
Loading...