Di dalam sebuah dunia kerja, kita mengetahui hal-hal yang biasa kita dengar dari rekan kerja atau bahkan kita mengikuti dan menjalankan hal tersebut. Hal yang dimaksud adalah berhubungan dengan sebuah proyek, dimana perusahaan atau Lembaga atau kantor tempat kita bekerja menjalankan sebuah proyek untuk membantu proses operasional perusahaan atau Lembaga atau kantor agar berjalan dengan baik. Proyek tersebut bisa dalam bentuk pengadaan software atau hardware pendukung kita dalam bekerja, atau bisa juga proyek dalam bentuk jasa konsultansi dalam merumuskan atau menyusun sebuah laporan tahunan.
Mengapa mengawal sebuah proyek bisa menjadi krusial dan penting bagi kita sebagai karyawan di sebuah perusahaan atau Lembaga? Karena kita bisa mendapatkan beberapa keuntungan baik itu berupa pengalaman, serta ilmu dalam menerapkan dan menjalankan sebuah proyek yang baik dan benar. Biasanya dalam sebuah perusahaan atau Lembaga sudah terbentuk divisi Project Management Officer (PMO) dimana berisi pegawai atau karyawan yang sudah ditunjuk perusahaan atau Lembaga menjadi person in charge (PIC) atau staf proyek untuk membantu kegiatan mulai dari penyusunan hingga implementasi sebuah proyek.
Hal pertama yang menarik adalah terkait proses awal yaitu proses perencanaan dan penyusunan sebuah proyek. Dimana kita sebagai tim proyek akan diminta oleh atasan atau bos kita untuk mencoba mencari solusi dari masalah yang dihadapi oleh perusahaan atau Lembaga. Sebagai contoh perusahaan atau Lembaga kita membutuhkan software untuk management human resource (HR management), maka secara otomatis kita akan mencari vendor-vendor yang memiliki bidang dan keahlian dalam menyediakan solusi untuk manajemen karyawan dalam bentuk aplikasi.
Berdasarkan sudut pandang yang penulis dapatkan berdasarkan pengalaman bekerja di Lembaga pemerintahan, serta perusahaan swasta ada beberapa hal yang menarik untuk dibahas pada tahap awal terkait perencanaan dan penyusunan sebuah proyek. Hal-hal tersebut tentunya dari sudut pandang penulis, belum tentu dapat diterapkan pada bidang industri dari rekan-rekan Agilenesian. Namun jika bisa dicoba atau diterapkan pada perusahaan atau Lembaga rekan-rekan pembaca itu tentu akan sangat membantu dan memberikan penulis sebuah kebanggaan apa yang di sharing bisa berguna dan bermanfaat. Adapun hal menarik yang bisa diterapkan terkait perencanaan dan penyusunan yaitu:
- Lakukan Competitor Analysis
Sebagai staf dari sebuah proyek, kita perlu melakukan sebuah kegiatan untuk analisa awal dari vendor-vendor yang akan kita gunakan atau yang akan kita kontak menjadi jasa penerapan aplikasi di perusahaan atau Lembaga tempat kita bekerja. Analisa awal adalah dengan melakukan competitor analysis yaitu membuat tabel excel secara sederhana untuk melakukan komparasi teknologi, fitur, fungsi dan juga harga dari sebuah aplikasi / software tersebut. Hal ini penting agar kita bisa menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dalam sebuah proyek sehingga pagu anggaran yang disusun sudah berdasarkan harga real dari produk yang di jual oleh vendor tersebut. Biasanya dari perusahaan atau Lembaga akan concern pada harga terendah dengan kualitas terbaik.
- Lakukan Proof of Concept (Uji coba Aplikasi)
Kemudian hal selanjutnya setelah kita mendapatkan data komparasi antara vendor yang ingin kita gunakan maka kita bisa mencoba menghubungi vendor-vendor tersebut untuk berdiskusi dan juga menyampaikan kebutuhan dari perusahaan atau Lembaga tempat kita bekerja. Dalam proses diskusi tersebut dapat juga kita tanyakan dan minta apakah aplikasi tersebut dapat dilakukan uji coba di lingkungan internal perusahaan atau istilah saat ini adalah proof of concept (PoC). Hal ini penting karena jika kita sudah mendapatkan informasi terkait harga, kita bisa membandingkan fitur, fungsi serta teknologi dari masing-masing vendor, dan tentunya akan ada hasil POC Report Review. Dimana pada laporan tersebut akan menjadi acuan kita untuk dapat melanjutkan ke proses komersial selanjutnya dan dapat meyakinkan Top Level atau Manajemen perusahaan atau Lembaga kita untuk bisa menggunakan produk dan aplikasi tersebut.
Pada proses poin 1 dan poin 2, kita diharapkan bisa mengawal proses tersebut agar hasil dari proyek yang dijalankan dapat sesuai harapan semua pihak. Hal ini penting karena dari pengalaman penulis, saat melakukan proses POC ada yang tidak serius atau hanya sekedar mencoba sehingga pada saat proyek komersial yang real-time banyak terjadi miskomunikasi antara tim internal dengan vendor sehingga menyebabkan terjadinya kendala di operasional. Pentingnya mengawal sebuah proyek adalah salah satu mitigasi risiko di dalam manajemen proyek agar bisa mendapatkan hasil yang efektif dan efisien. Pada tulisan selanjutnya, akan dibahas mengawal sebuah proyek untuk tahap implementasi atau berjalannya sebuah proyek sampai tahap akhir yaitu closing proyek.
Lesson Learned
Berdasarkan apa yang sudah dilalui dan dijalankan oleh penulis, ada beberapa proyek yang berjalan dengan lancar tanpa hambatan karena di awal sudah direncanakan dan disusun dengan penuh perhitungan. Namun ada pula proyek yang sudah berjalan, namun ada kendala ditengah prosesnya sehingga ada perubahan PIC yang menyebabkan adanya missed informasi atau miskomunikasi sehingga proyek berjalan dengan lambat bahkan terjadi kemunduran / delayed dari jadwal yang seharusnya diselesaikan oleh vendor. Dan hal tersebut akan dilanjutkan pada pembahasan Bagian 2 untuk tahap berikutnya yaitu berjalannya proyek dan tahap akhir pada proyek yaitu closing. Jika ada rekan-rekan Agilenesia yang memiliki pendapat berbeda, silahkan disampaikan penulis tunggu di kolom komentar ya!!! Terima kasih.
Referensi
Loading...