Di sebuah perusahaan besar yang sedang merayakan hari ulang tahunnya yang ke-40, terdapat seorang Project Manager yang sedang ditugaskan untuk mengimplementasikan proyek besar yang sangat penting. Proyek ini dijadwalkan untuk selesai dan diluncurkan tepat pada hari ulang tahun perusahaan tersebut.
Project Manager tersebut memiliki reputasi yang baik dalam mengelola proyek-proyek sebelumnya. Ia dianggap sebagai seseorang yang dapat diandalkan, teliti, dan selalu memberikan hasil yang memuaskan. Namun, kali ini sesuatu yang tidak terduga terjadi.
Seiring berjalannya waktu, Project Manager tersebut menghadapi beberapa kesulitan dan tantangan yang tak terduga dalam menjalankan proyek ini. Ada masalah teknis yang rumit, perubahan kebutuhan yang terus berubah-rubah, dan keterbatasan sumber daya yang tidak terduga. Meskipun demikian, Project Manager tetap berkomitmen untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan memberikan hasil yang diharapkan.
Namun, semakin mendekati hari ulang tahun perusahaan, di tengah semarak persiapan hari ulang tahun perusahaan semakin jelas bahwa proyek ini tidak akan selesai tepat waktu. Project Manager tersebut berada dalam dilema yang sulit. Reputasinya sudah di ujung tanduk. Dengan berat hati Project manager harus menginfokan ke Top management bahwa Peluncuran proyek tidak bisa selesai tepat waktu.
Mari Kita bahas kenapa Prinsip “To Deliver what we have promised” itu sangat krusial, apalagi yang berkaitan dengan baseline macam timeline.
Ketika berada dalam dunia proyek, penting banget bagi kita untuk menghormati dan memenuhi janji yang telah kita buat baik kepada pelanggan, mitra, tim atau pun stakeholder lainnya. Dengan menyampaikan apa yang telah kita janjikan bukan hanya tentang integritas kita sebagai individu dan organisasi, tetapi juga merupakan fondasi yang kuat dalam membangun hubungan yang baik.
Ada beberapa alasan mengapa penting untuk memberikan apa yang telah kita janjikan:
- Membangun Kepercayaan: Saat kita menghormati komitmen kita dan memberikan apa yang telah kita janjikan, kita secara konsisten menunjukkan bahwa kita ini adalah orang yang dapat dipercaya. Ini sangat membantu membangun kepercayaan terhadap kita. Kepercayaan yang kuat menjadi dasar yang penting dalam menjalin hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan.
- Mempertahankan Reputasi yang Baik: Ketika kita mewujudkan apa yang telah kita janjikan, kita menjaga reputasi baik kita sebagai individu. Reputasi yang baik memberikan keuntungan, karena orang-orang akan lebih cenderung memilih bekerja sama dengan kita dan memiliki semangat yang kolaboratif dibandingkan ke individu yang selalu tidak dapat memenuhi janjinya. Reputasi yang baik juga menciptakan peluang untuk pertumbuhan dan kolaborasi yang lebih baik di masa depan.
- Membangun Loyalitas tim: Bayangkan kita bekerja bareng project manager yang selalu ingkar janji dan tidak transparan. Pasti kesel kan?. Berbeda dengan Ketika tim merasa bahwa si Project manager adalah orang yang dapat diandalkan dan memberikan nilai yang konsisten, mereka akan lebih cenderung untuk tetap setia dan memilih dan menaruh respect kepada kita.
Jadi, sangat penting bagi kita untuk menjaga komitmen dan memberikan apa yang telah kita janjikan. Dalam dunia proyek, apakah itu proyek dengan klien maupun proyek internal kantor integritas dan kepercayaan adalah aset berharga bagi project manager yang harus kita jaga dengan baik. Dengan memberikan apa yang telah kita janjikan, kita membangun fondasi yang kokoh untuk mendapatkan kepercayaan.
Tantangan di proyek akan selalu ada, lalu bagaimana caranya kita sebagai Project manager membangun perspektif bahwa keberhasilan proyek merupakan tanggung jawab Bersama (Shared responsibility)?
- Sering berkomunikasi dengan stakeholder: Komunikasi yang efektif dengan stakeholder sangat penting dalam menghadapi tantangan proyek. Pastikan Anda memiliki komunikasi yang teratur dan terbuka dengan semua pihak terkait proyek, termasuk tim proyek, manajemen senior, klien, dan pemangku kepentingan lainnya. Hal ini membantu dalam pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan, ekspektasi, dan perubahan yang mungkin terjadi.
- Buat strategi komunikasi dalam Communication Management Plan: Dalam rencana manajemen komunikasi proyek, tentukan strategi komunikasi yang jelas dan terperinci. Tetapkan frekuensi dan metode komunikasi yang akan digunakan untuk melibatkan semua pihak terkait proyek. Pastikan informasi yang relevan, termasuk risiko dan isu proyek, disampaikan dengan tepat waktu dan kepada pihak yang tepat.
- Sampaikan risiko dan isu serta strategi mitigasi: Penting untuk berbagi informasi tentang risiko dan isu proyek dengan semua pemangku kepentingan yang relevan. Jelaskan secara jelas risiko yang dihadapi proyek, dampaknya, dan langkah-langkah yang diambil untuk mengurangi risiko atau mengatasi isu tersebut. Ini membangun pemahaman bersama dan membantu dalam mengambil tindakan yang tepat.
- Bangun budaya transparansi: Penting untuk membangun budaya transparansi dalam tim proyek dan organisasi secara keseluruhan. Dorong anggota tim untuk berbagi informasi dengan jujur dan terbuka, termasuk mengenai tantangan dan kesulitan yang mereka hadapi. Jangan takut untuk mengakui kegagalan atau keterlambatan yang mungkin terjadi. Transparansi menciptakan lingkungan yang mendukung kolaborasi dan solusi yang lebih baik.
Loading...