Measure What Matters – Cara Menyusun Objectives and Key Results (OKR)

Measure What Matters adalah konsep yang diperkenalkan oleh John Doerr, seorang investor dan pendukung OKR (Objective and Key Results). Ini adalah pendekatan untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan yang fokus pada hal-hal yang benar-benar penting dan berdampak bagi organisasi atau tim.

Pendekatan Measure What Matters berfokus pada pengukuran yang lebih signifikan dan bermakna, daripada hanya mengukur hal-hal yang mudah diukur atau yang sudah ada. Konsep ini menekankan pentingnya menetapkan metrik atau indikator kunci yang benar-benar relevan dengan tujuan utama atau strategi organisasi.

OKR adalah singkatan dari Objective and Key Results, yaitu suatu kerangka kerja yang digunakan untuk mengatur dan mengukur tujuan dalam suatu organisasi atau tim. OKR membantu dalam mengarahkan fokus, meningkatkan transparansi, dan mengukur kemajuan terhadap tujuan yang ditetapkan.

OKR juga merupakan serangkaian prinsip dan strategi untuk menumbuhkan kinerja bisnis  secara eksponensial. Prinsip ini juga bisa digunakan untuk mengasah personal development. Konsep utamanya yaitu bagaimana cara efektif mengelola OKR (Objectives and Key Results). Objectives merupakan tujuan utama apa yang ingin diraih. Sedangkan Key Results yaitu indikator terukur yang menunjukkan kita sudah berhasil meraih tujuan.

Langkah-langkan kunci untuk sukses menerapkan sistem OKR, yaitu :

1. Rumuskan OKR secara optimal pada setiap unit organisasi.

Fokus pada tujuan utama dengan mengidentifikasi dan fokus pada tujuan yang paling penting serta berdampak bagi organisasi atau tim. Pastikan bahwa pengukuran yang dipilih berkaitan langsung dengan tujuan ini.

Setiap unit organisasi dan tingkatan – mulai dari yang paling bawah, menengah, dan atas harus merumuskan OKR secara optimal sesuai dengan kebutuhan dan tantangannya. Setiap unit organisasi cukup menentukan 3 sampai 5 Objectives disertai dengan 1 sampai 3 Key Results.

OKR yang disusun setiap unit organisasi harus terukur, challenging, ada tenggat waktunya, dan harus selaras dengan sasaran yang ingin diraih oleh perusahaan. OKR harus memenuhi  vertical alignment. Artinya OKR unit organisasi di bawah harus selaras dengan OKR unit organisasi di atasnya. Selain itu, OKR juga harus memenuhi prinsip horizontal alignment – OKR harus saling mendukung antara satu unit organisasi dengan unit organisasi lainnya. Jadi, tercipta sinergi, jangan sampai OKR tidak sinkron dengan OKR yang ingin diraih unit organisasi lainnya.

2. Jabarkan action plan secara rinci untuk meraih OKR.

Langkah berikutnya yang perlu dilakukan setelah tersusun OKR di setiap unit organisasi adalah menyusun OKR tersebut ke dalam action plan yang lebih rinci.

Action plan berisikan serangkaian aktivitas kunci yang perlu dilakukan agar OKR tercapai.

Setiap action plan setidaknya terdiri dari :

• Jenis aktivitas atau kegiatan kunci yang akan dilakukan
• Kapan akan dilakukan
• Siapa penanggung jawabnya
• Hasil apa yang diharapkan

Action plan harus bisa merinci aktivitas apa yang perlu dilakukan agar OKR tercapai dengan sukses. Tanpa action plan yang rinci untuk setiap OKR yang disusun, maka akan sulit meraih OKR yang diharapkan. Action plan yang sistematis adalah jembatan untuk mewujudkan OKR yang telah ditentukan.

3. Tentukan Objective (Tujuan)

• Identifikasi tujuan utama yang ingin dicapai oleh organisasi atau tim. Tujuan ini haruslah ambisius, bermakna, dan dapat diukur.
• Pastikan tujuan tersebut menggambarkan arah strategis yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
• Contoh tujuan: “Meningkatkan pangsa pasar produk X sebesar 15% dalam 6 bulan.”

4. Tetapkan Key Results (Hasil Utama).

1. Key Results merupakan indikator kunci yang mengukur kemajuan menuju tujuan –  harus konkret, terukur, dan terkait dengan tujuan utama.
2. Gunakan angka atau persentase dalam menentukan Key Results agar dapat diukur dengan jelas.
3. Setiap Objective dapat memiliki beberapa Key Results.
4. Contoh Key Results untuk tujuan di atas:

• “Meningkatkan jumlah pelanggan baru produk X sebesar 10% dalam 6 bulan.”
• “Meningkatkan tingkat retensi pelanggan produk X menjadi 80% dalam 6 bulan.”
• “Meningkatkan kepuasan pelanggan produk X menjadi 90% dalam 6 bulan.”

5. Prioritaskan Indikator Kunci.

Identifikasi dan tetapkan indikator kunci (Key Indicators) yang paling relevan dan bermakna untuk mengukur kemajuan terhadap tujuan. Pilih metrik yang dapat diukur dengan jelas dan memberikan wawasan yang berharga.

• Jika terdapat beberapa objectives, tentukan prioritasnya berdasarkan urgensi dan dampaknya terhadap organisasi atau tim.
• Identifikasi objective yang paling penting dan yang harus dicapai terlebih dahulu.

6. Transparansi dan keterlibatan (komunikasikan dan kolaborasikan)

Bagikan metrik dan kemajuan kepada semua anggota tim atau stakeholder terkait. Hal ini akan meningkatkan transparansi, keterlibatan, dan akuntabilitas. Setiap orang dapat melihat bagaimana mereka berkontribusi terhadap tujuan yang diukur.

• Bagikan OKR kepada anggota tim atau stakeholder
• Diskusikan dan berkolaborasi dalam menetapkan Key Results yang lebih spesifik dan memastikan pemahaman yang jelas tentang tujuan yang ingin dicapai.

7. Evaluasi dan penyesuaian, serta lakukan peninjauan

Melakukan evaluasi rutin terhadap pengukuran dan kemajuan yang dicapai. Tinjau indikator yang berhasil dan yang belum berhasil, dan sesuaikan jika perlu. Jika ada perubahan kondisi atau tujuan, pastikan untuk memperbarui pengukuran yang sesuai.

• Pantau secara rutin kemajuan terhadap Key Results.
• Lakukan tinjauan berkala terhadap OKR untuk mengevaluasi kinerja dan menyesuaikan jika diperlukan.
• Ubah atau perbarui Key Results yang tidak realistis atau tidak relevan seiring berjalannya waktu.

8. Ambil pendekatan kualitatif dan kuantitatif.

Dalam beberapa kasus, pengukuran kuantitatif (angka dan statistik) mungkin lebih mudah dilakukan. Namun, penting juga untuk mempertimbangkan pengukuran kualitatif yang melibatkan pengumpulan umpan balik, tinjauan, dan penilaian subjektif.

9. Berikan umpan balik dan penghargaan:

• Berikan umpan balik kepada anggota tim tentang kemajuan mereka terhadap OKR.
• Apresiasi pencapaian yang baik dan berikan penghargaan untuk mendorong motivasi dan keterlibatan.

Kesimpulan :

1. Dengan menerapkan pendekatan Measure What Matters melalui OKR, maka organisasi atau tim dapat mengarahkan perhatian mereka pada pengukuran yang penting dan berdampak, memastikan bahwa upaya mereka terfokus pada pencapaian tujuan yang signifikan dan memberikan nilai tambah.
2. Lakukan monitoring pencapaian OKR secara regular. Agar berhasil, maka penerapan OKR harus selalu dipantau kemajuan pencapaiannya. Perusahaan sebaiknya memiliki Performance Dashboard yang mampu menampilkan beragam data pencapaian OKR secara rutin dan akurat. Melalui dashboard tersebut, semua anggota tim bisa memantau kemajuan pencapaian OKR dan pelaksanaan action plan-nya. Perusahaan disarankan mengembangkan Aplikasi Performance Dashboard yang bisa diakses dengan mudah melalui smartphone.

Referensi :

[1] Doerr, John, 2018, Measure What Matters – OKRs – The Simple Idea that Drives 10x Growth, Portfolio, Penguin, London.

[2] www.kafebukubisnis.com – Yodhia Antariksa, Ringkasan buku tentang Cara Menyusun OKR – Objectives and Key Results.

[3] www.weekdone.com – Step by Step Guide to OKRs.