Manajemen Transisi Perubahan

Paradigma dalam mengelola transisi

Perubahan adalah bagian penting dari manajemen dan setiap pemimpin diukur keberhasilannya dari kemampuannya memprediksi perubahan dan menjadikan perubahan tersebut suatu potensi. Pada dasarnya terdapat 3 jenis perubahan, masing-masing adalah : cyclical, structural, dan transformational. Ketika usaha perubahan menemui kegagalan, biasanya disebabkan karena kesalahan dalam mengelola fase transisi. Alasan rasionalnya adalah bahwa transisi memiliki dampak psikologis terhadap mereka yang terkena akibat perubahan (internal), di mana jika perubahan tersebut benar-benar terjadi, akan menimbulkan dampak situasional bagi orang lain yang terkait dengan organisasi (eksternal).

Untuk menjamin terselenggaranya manajemen perubahan yang efektif, diperlukan aktivitas manajemen transisi yang sistematis, terencana, dan terkontrol dengan baik. Proses transisinya terdiri dari 3 tahap yaitu :

1. The ending phase – tahap yang terkait dengan usaha meninggalkan sistem lama yang selama ini dipergunakan.
2. The neutral zone – tahap yang terkait dengan usaha memperoleh dukungan dari sebanyak mungkin orang di dalam organisasi untuk melakukan transisi.
3. The new beginning phase – tahap yang terkait dengan penerapan atau implementasi sistem baru yang disertai dengan usaha untuk mengukur tingkat produktivitas sistem tersebut.

Perjalanan manajemen transisi harus dilakukan dengan memperhatikan semangat empati. Masalah yang biasanya timbul adalah pada saat berada di wilayah netral (neutral zone). Jika proses transisi terlampau lama dilakukan di sini – dalam arti kata hingga diperoleh dukungan yang semestinya dari para pemangku kepentingan proyek. Penyebab utama berlarut-larutnya proses pada zona ini adalah karena adanya ketidakpastian dan ketakutan akan terjadinya kegagalan sehingga berdampak pada usaha transisi yang dilakukan.

Paradigma dalam merubah pola pikir

Merupakan suatu hal penting bagi mereka yang terlibat dalam proses perubahan untuk memahami 2 pertanyaan pokok, yaitu : “Mengapa harus berubah?” dan “Mengapa harus sekarang berubahnya?”

Sangatlah penting untuk dapat menjelaskan tujuan dan kebutuhan akan perubahan.  Untuk menjawab pertanyaan mengapa perlu berubah, dapat dipergunakan sejumlah alasan sebagai berikut:

1. Perubahan sifatnya konstan, sebagai konsekuensi dari lingkungan bisnis yang bergerak dinamis.
2. Perubahan sifatnya mutlak dibutuhkan untuk organisasi yang ingin bertahan dan berkembang secara jangka panjang melalui usaha untuk mempertahankan keunggulan kompetitif yang dimiliki.
3. Perubahan itu merupakan tantangan di dalam era ekonomi baru berbasis pengetahuan dan digitalisasi (knowledge-based economy and digitalization) yang dipicu oleh kebutuhan / tuntutan pelanggan yang semakin kompleks.
4. Perubahan pada dasarnya menguntungkan semua pihak karena dilakukan terhadap proses atau aktivitas yang berkaitan langsung dengan peningkatan kinerja bisnis.

Sedangkan untuk menjawab pertanyaan mengapa perubahan harus dilakukan sekarang, dapat dipergunakan sejumlah pertanyaan pembanding sebagai berikut :

1. Apa yang terjadi jika perubahan tidak dilakukan ?
2. Apa ruginya melakukan perubahan ?
3. Perubahan semacam apa yang menjanjikan manfaat tertentu ?
4. Perubahan seperti bagaimana yang dianggap terlampau sulit untuk dilakukan ?

Ada 5 fase dalam peta perjalanan manajemen transisi tersebut yaitu :

1. Stagnation – keadaan dimana terjadi suasana depresi atau hiperaktif di dalam organisasi.
2. Preparation – keadaan dimana para pimpinan mulai mencoba merencanakan dan mengkomunikasikan perubahan yang dimaksud.
3. Implementation – keadaan dimana berbagai inisiatif perubahan dilakukan oleh sejumlah besar orang-orang di dalam organisasi pada berbagai tingkat manajemen.
4. Determination – keadaan dimana terjadi konflik, pertengkaran, kegagalan, dan keberhasilan yang tidak signifikan.
5. Fruition – keadaan dimana manfaat dari perubahan benar-benar dirasakan.

Bagaimana tim dapat beradaptasi ?

Satu-satu nya sistem yang cenderung bertahan lama adalah sistem yang dapat diadaptasi. Sistem yang sedang dikerjakan oleh tim kita termasuk di dalamnya. Organisasi berubah karena organisasi itu perlu beradaptasi dengan tekanan eksternal dari pesaing, tenaga kerja, dan pasar. Semua perubahan baru tersebut mengalir ke unit kerja.

Ketika perubahan terjadi, maka di dalam unit kerja tersebut harus beradaptasi. Manajer memiliki peran baru : pemimpin perubahan. Ia harus memimpin proses adaptasi – suatu perjalanan yang dapat membuat bingung, kompleks, dan rumit. Unit kerja menghadapi berbagai proses dan prosedur baru, ukuran serta alat pengendali informasi baru. Teknologi mungkin menyediakan pengganti bagi pekerjaan yang biasa dilakukan manusia. Tim menghadapi tantangan dengan mempelajari tanggung jawab baru, berurusan dengan otoritas atau struktur organisasi yang berbeda, atau menyesuaikan diri dengan orang baru atau orang yang lebih sedikit jumlahnya di tempat kerja.

Terlepas dari situasi yang berubah, pemimpin perubahan harus membawa tim melewati labirin sampai berupaya mencapai tujuan. Manajer unit kerja harus menyampaikan visi organisasi dan membuatnya berarti. Ketika kejelasan hilang, manajer harus membantu tim menemukannya kembali. Ketika isu-isu mengancam kemajuan, manajer harus menghancurkannya dan mengajar tim bagaimana menghadapi  isu-isu tersebut. Pemimpin perubahan harus mendorong kemajuan, mempertahankan kinerja sesuai standar, dan berusaha menyelesaikan pekerjaan. Juga memimpin tim dan  menjelaskan bagaimana cara mengatur tim selama perubahan.

Kesimpulan

1. Manajemen perubahan sangat diperlukan agar perubahan yang dicanangkan tidak berubah menjadi keterpurukan dan berujung pada kegagalan. Kita harus melibatkan banyak pihak untuk melihat, bergerak, dan yang bergerak belum tentu mampu menyelesaikan.
2. Salah satu peran pemimpin perubahan adalah merubah paradigma orang-orang yang terlibat dalam perubahan, terutama perubahan paradigma dari mereka yang kerap bersifat pasif menjadi proaktif.

Referensi

[1] Chan, K.C., Peter Ong, dan R. Eko Indrajit, Integrated Project Management, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2004.

[2] Fahmi, Irham, Manajemen – Teori, Kasus, dan Solusi, Penerbit Alfabeta, Bandung, 2014.

[3] Kasali, Ph.D., Rhenald, Change!, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2005.

[4] Maginn, D, Michael, Managing in Times of Change, McGraw-Hill Companies, New York, 2005.