Menjadi Produktif dengan Metode 1-3-5: Membuat Daftar Tugas yang Efektif

Hi Agilenesia! Pernahkah Anda merasa kewalahan dengan banyaknya tugas yang harus diselesaikan setiap hari? Kadang, rasanya sulit untuk tetap fokus dan produktif tanpa panduan yang jelas ya? Namun, jangan kuatir ada metode sederhana yang penulis ingin bagikan kepada Anda untuk mengorganisir pekerjaan Anda dan meningkatkan produktivitas dengan menggunakan  metode 1-3-5. Dengan mengikuti aturan ini, Anda dapat mengatur prioritas Anda dengan lebih efisien dan menghindari perasaan terlalu kewalahan. Mari kita jelajahi lebih lanjut tentang metode ini dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk meraih kesuksesan setiap hari.

Mengenal Aturan 1-3-5
Aturan 1-3-5 mengakui bahwa pada sebagian besar hari, Anda tidak akan memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan semua tugas yang ada. Oleh karena itu, aturan ini menyarankan untuk memfokuskan diri pada satu tugas besar (1 Big Task), tiga tugas berukuran sedang (3 Medium Tasks), dan lima tugas kecil (5 Small Tasks) setiap hari. Ini memberi Anda fokus yang jelas dan memungkinkan Anda untuk mengalokasikan waktu dan energi dengan lebih efektif.

Langkah-langkah Praktis untuk Menggunakan Metode 1-3-5

• • 1. Buat Daftar Tugas Anda: Mulailah setiap hari dengan membuat daftar tugas yang harus Anda selesaikan. Identifikasi satu tugas besar yang menjadi prioritas utama, tiga tugas sedang, dan lima tugas kecil yang perlu diselesaikan.
  • 2. Prioritaskan dengan Bijak: Tentukan tugas mana yang paling penting dan mendesak untuk diselesaikan hari itu. Fokuslah pada tugas besar yang akan memberikan dampak besar atau menggerakkan proyek Anda ke depan.
  • 3. Blok Waktu di Kalender Anda: Gunakan kalender atau jadwal Anda untuk menetapkan waktu khusus untuk setiap tugas. Ini membantu Anda mengatur waktu dengan lebih efisien dan menghindari pemborosan waktu.
  • 4. Mulai dengan Tugas Besar: Lakukan tugas besar Anda terlebih dahulu. Ini membantu Anda merasa pencapaian yang besar dan memberikan dorongan motivasi untuk menyelesaikan tugas-tugas berikutnya.
  • 5. Bersikap Fleksibel: Terkadang, rencana dapat berubah atau tugas tak terduga dapat muncul. Jadilah fleksibel dan siap untuk menyesuaikan jadwal Anda sesuai kebutuhan.

Manfaat Menggunakan Metode 1-3-5

• Fokus yang Lebih Baik: Dengan mengidentifikasi prioritas Anda setiap hari, Anda dapat tetap fokus pada hal-hal yang benar-benar penting.
• Peningkatan Produktivitas: Dengan mengatur waktu dan energi Anda secara efisien, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan meraih lebih banyak hal setiap hari.
• Pencapaian yang Lebih Besar: Dengan menyelesaikan tugas besar terlebih dahulu, Anda akan merasa lebih percaya diri dan siap untuk mengatasi tantangan yang lebih besar.

Contoh Kasus: Menggunakan Metode 1-3-5 untuk Meningkatkan Produktivitas
Skenario:
Misalkan Anda adalah seorang profesional yang sibuk di sebuah perusahaan teknologi yang berkembang pesat. Setiap hari, Anda memiliki berbagai tugas yang harus diselesaikan, mulai dari proyek besar hingga tugas-tugas administratif yang lebih kecil. Namun, seringkali Anda merasa kewalahan dengan jumlah pekerjaan dan sulit untuk tetap fokus pada prioritas yang benar.

Penerapan Metode 1-3-5:

• 1. Buat Daftar Tugas: Pagi hari, Anda mulai dengan membuat daftar tugas Anda menggunakan metode 1-3-5. Anda menetapkan satu tugas besar (1 Big Task), yaitu menyelesaikan proposal proyek baru yang penting untuk perusahaan. Tiga tugas berukuran sedang (3 Medium Tasks) termasuk mengatur pertemuan dengan tim proyek, menyelesaikan laporan keuangan bulanan, dan mempersiapkan presentasi untuk rapat tim. Sedangkan lima tugas kecil (5 Small Tasks) mencakup menjawab email, mengatur jadwal makan siang dengan klien potensial, meninjau dan menyunting dokumen, membuat daftar belanja untuk keperluan kantor, dan melakukan panggilan telepon untuk mengkonfirmasi pesanan.
• 2. Prioritaskan dengan Bijak: Anda menyadari bahwa menyelesaikan proposal proyek menjadi prioritas utama hari ini karena tenggat waktu yang mendekat. Oleh karena itu, Anda memutuskan untuk menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk fokus pada tugas besar ini.
• 3. Blok Waktu di Kalender Anda: Anda mengalokasikan blok waktu yang cukup untuk setiap tugas dalam daftar Anda. Anda menetapkan waktu pagi untuk fokus pada proposal proyek, kemudian menyisihkan waktu di tengah hari untuk rapat tim dan tugas-tugas administratif, dan menyisihkan waktu sore untuk menyelesaikan hal-hal yang tersisa.
• 4. Mulai dengan Tugas Besar: Anda memulai hari dengan fokus pada menyelesaikan proposal proyek. Setelah berhasil menyelesaikan bagian yang signifikan dari proposal, Anda merasa termotivasi untuk melanjutkan dengan tugas-tugas berikutnya.
• 5. Bersikap Fleksibel: Meskipun Anda memiliki rencana yang terstruktur, Anda tetap fleksibel ketika ada perubahan mendadak. Ketika ada pertemuan mendadak yang harus dihadiri atau masalah yang perlu segera diatasi, Anda siap untuk menyesuaikan jadwal Anda sesuai kebutuhan.

Manfaat Penerapan Metode 1-3-5:

• • • Anda dapat fokus pada tugas yang benar-benar penting dan mendesak, seperti menyelesaikan proposal proyek, yang berdampak besar bagi perusahaan.
    • Dengan mengatur waktu dan energi Anda dengan bijak, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan menghindari perasaan kewalahan.
    • Melalui pendekatan ini, Anda merasa lebih percaya diri dalam mengelola jadwal harian Anda dan meraih pencapaian yang signifikan dalam pekerjaan Anda.

Konklusi:

• • • Dari artikel di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa dengan menggunakan metode 1-3-5, Anda dapat mengatasi tantangan sehari-hari dengan lebih efektif dan meningkatkan kinerja Anda sebagai profesional yang produktif dan terorganisir.
    • Mulailah menerapkan metode ini dalam rutinitas harian Anda dan lihatlah bagaimana hal ini dapat mengubah cara Anda bekerja dan mencapai tujuan Anda.

Referensi :

• 1. Meier, J.D., 2010, Getting Results the Agile Way: A Personal Results System for Work and Life, WA: Innovation Playhouse LLC, Seattle.
  2. Knapp, J., & Zeratsky, J., 2018, Make Time: How to Focus on What Matters Every Day, NY: Currency, New York.
  3. Tracy, B., 2007, Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time, CA: Berrett-Koehler Publishers, San Francisco.
  4. LifeHacker, 2024, January 30, Make A Better To Do List With The 1-3-5 Method, Diakses pada tanggal 17 Februari 2024, dari https://lifehacker.com/work/make-a-better-to-do-list-1-3-5-rule