Dalam pasar yang sangat kompetitif dewasa ini, manajemen proyek sudah menjadi salah satu keahlian yang paling bernilai di semua jenis perusahaan. Agar sukses, perusahaan perlu menjalankan proyek tepat waktu, sesuai ruang lingkup kerja, efisiensi biaya, dan kualitas yang baik. Terlepas dari metode yang dipilih, perusahaan sangat mengandalkan keahlian para Project Manager. Hal ini menjadi penting, terutama ketika perusahaan menjalankan proyek besar di mana mereka perlu manajer yang memiliki keahlian tingkat lanjut.
Persaingan yang sedemikian keras di dunia bisnis telah memaksa perusahaan untuk berkonsentrasi pada rangkaian proses atau aktivitas penciptaan hasil – produk dan jasa – yang terkait dengan core competence. Dengan melakukan fokus tersebut, maka akan dapat dihasilkan sejumlah hasil yang memiliki kualitas handal dan memiliki daya saing tinggi di pasar global.
Konsekuensi logis dari strategi tersebut adalah keputusan pimpinan perusahaan atau manajemen – dalam hal ini Project Manager untuk menyerahkan proses-proses yang bukan merupakan core competence perusahaan ke pihak lain. Aktivitas yang dikenal dengan istilah outsourcing ini telah terbukti dapat meningkatkan daya saing usaha secara signifikan.
Agar manajemen dan praktisi bisnis yang terkait langsung dengan aktivitas outsourcing dapat merencanakan, mengeksekusi, dan mengawasi proses ini secara efektif, maka perlu memahami berbagai hal terkait dengan konsep manajemen outsourcing. Outsourcing merupakan salah satu hasil samping dari Business Process Re-engineering (BPR). BPR adalah perubahan yang dilakukan secara mendasar oleh suatu perusahaan dalam proses pengelolaannya, bukan hanya sekedar melakukan perbaikan, namun pendekatan dalam manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja.
BPR merupakan suatu tindakan perusahaan untuk melakukan perubahan yang bersifat radikal, drastis, dan menyeluruh untuk memberikan tanggapan atas perkembangan persaingan yang bersifat global dan yang berlangsung sangat ketat sebagai akibat dari perkembangan ekonomi dan teknologi. Lingkungan yang sangat kompetitif ini menuntut perusahaan untuk mengutamakan tuntutan pasar yang menghendaki kecepatan dan tanggapan yang fleksibel terhadap tuntutan pelanggan.
Tuntutan pelanggan tersebut seringkali di luar kemampuan sumber daya perusahaan. Sebagai akibatnya, muncullah praktik outsourcing, yaitu usaha untuk mengontrakkan suatu kegiatan pada pihak luar untuk memperoleh layanan pekerjaan yang dibutuhkan. Outsourcing Institute mengumpulkan alasan perusahaan melakukan outsourcing terhadap aktivitas dan potensi keuntungan yang diharapkan diperoleh dari proses tersebut antara lain untuk :
- Meningkatkan fokus perusahaan
- Memanfaatkan kemampuan kelas dunia
- Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari re-engineering
- Membagi risiko
- Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan lain
- Memungkinkan tersedianya dana kapital
- Menciptakan dana segar
- Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional
- Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri
- Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola
Alasan nomor 1 sampai 5 di atas merupakan target jangka panjang dan bersifat strategis. Sedangkan nomor 6 sampai 10 lebih bersifat taktis atau yang mempengaruhi operasional dan bisnis perusahaan sehari-hari.
Memutuskan untuk melakukan outsourcing pertama kalinya atau pun melanjutkannya memerlukan proses yang cukup kompleks. Bahkan sebelum memutuskan hal tersebut, perlu dilakukan audit secara obyektif atau dilakukan penilaian atas aktivitas yang akan dijadikan outsourcing. Audit ini termasuk penilaian secara lugas dan realistik tentang kemampuan sendiri dibandingkan dengan yang diperlukan atau hasil kinerja sendiri dengan yang seharusnya diharapkan. Setelah audit yang diperlukan sudah dilaksanakan, perlu dipilih beberapa alternatif outsourcing.
Biasanya keputusan untuk outsourcing dilakukan secara bertahap, yaitu per aktivitas untuk jangka waktu pendek dahulu sambil dilakukan evaluasi. Apabila ada tanda-tanda positif dan kemajuan, maka akan dilanjutkan dengan aktivitas lainnya atau jangka waktunya diperpanjang lagi. Mengenai peranan manajemen dalam outsourcing, biasanya pendorong utama di belakang proyek atau usaha outsourcing berasal dari 3 tingkat manajemen dalam organisasi perusahaan, yaitu direksi, manajer senior, dan manajer fungsional termasuk di dalamnya Project Manager.
Referensi :
[1] Eko Indrajit, Richardus, dan Richardus Djokopranoto, Proses Bisnis Outsourcing, Grasindo, Jakarta, 2006.
[2] Fahmi, Irham, Manajemen – Teori, Kasus, dan Solusi, Penerbit Alfabeta, Bandung, 2014.
[3] Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge 7th Edition, Project Management Institute, Inc. Pennsylvania, 2021.
Loading...