Pengawasan dan pengendalian proyek

Sebagai salah satu fungsi dan proses kegiatan dalam manajemen proyek yang sangat mempengaruhi hasil akhir proyek adalah pengawasan dan pengendalian yang mempunyai tujuan utama meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi dalam proses berlangsungnya proyek.

Pengawasan secara umum dapat didefinisikan sebagai cara suatu organisasi mewujudkan kinerja yang efektif dan efisien, serta mendukung terwujudnya visi dan misi organisasi. Pengawasan dan pengendalian memiliki perbedaan penafsiran. Menurut Soemardjo Tjitrosidojo, pengawasan adalah suatu bentuk pengamatan yang umumnya dilakukan secara menyeluruh, dengan jalan mengadakan perbandingan antara yang dikonstatir dan yang seharusnya dilaksanakan. Sedangkan istilah pengendalian merupakan serapan dari istilah “control”.

Black’s Law Dictionary memberikan definisi “control” adalah sebagai berikut :

1. To exercise power or influence over
2. To regulate or govern
3. To have a controlling interest some institution

Menurut Jusuf Anwar, secara formal, pengawasan hanya bersifat memberikan saran. Sedangkan tindakan lebih lanjut merupakan wewenang dari orang-orang yang mempunyai fungsi pengendalian. Sehingga pengawasan dan pengendalian menempati posisi berbeda, artinya pengawasan yang utama dan pengendalian menjalankan keputusan pengawasan.

Secara konsep, menurut T. Hani Handoko, ada tiga jenis pengawasan yaitu :

1. Pengawasan pendahuluan (steering controls)
2. Pengawasan concurrent
3. Pengawasan umpan balik (past action controls)

Pengawasan pendahuluan dirancang untuk mengantisipasi masalah atau penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jenis pengawasan concurrent merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan. Pengawasan umpan balik mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

Fase pengawasan dan pengendalian terdiri dari proses yang dilakukan untuk observasi pelaksanaan proyek untuk menghindari potensi masalah yang bisa segera  diidentifikasi dan jika diperlukan, tindakan koreksi dapat segera dilakukan. Manfaatnya adalah kinerja proyek dapat diamati dan diukur secara rutin agar jika terjadi penyimpangan pelaksanaan proyek terhadap rencana dan desain dapat segera diantisipasi. Pengawasan dan pengendalian tersebut terdiri dari :

1. Mengukur aktivitas proyek yang sedang dilaksanakan (posisi pelaksanaan proyek saat ini).
2. Mengawasi variabel (biaya, waktu, sumberdaya, dan sebagainya) proyek terhadap rencana dan desain yang telah disepakati (posisi yang seharusnya dicapai).
3. Identifikasi tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan (mengembalikan ke posisi yang seharusnya).
4. Mengarahkan pengendalian terpusat agar hanya setiap perubahan terhadap rencana proyek yang telah disetujui saja yang bisa diimplementasikan.

Untuk mengatasi agar terciptanya pengawasan yang berlangsung secara baik, maka setiap hambatan harus dicarikan solusinya sebagai berikut :

1. Menciptakan hubungan antara pimpinan dan staf agar terbentuknya suatu kontrol yang maksimal.
2. Memahami konsep efektivitas dari sisi waktu dengan tujuan agar setiap pengerjaan tugas dapat diselesaikan sesuai dengan target yang diinginkan.
3. Perusahaan perlu mengembangkan suatu acuan kerja yang representatif dan modern .

Menurut R.J. Mockler, pengendalian didefinisikan sebagai :

Usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran dan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan penyimpangan, kemudian melakukan tindakan koreksi yang diperlukan agar sumberdaya dapat digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan.

Pengendalian membutuhkan standar atau tolak ukur sebagai pembanding, alat ukur kinerja, dan tindakan koreksi yang akan dilakukan jika terjadi penyimpangan. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian dapat berupa pengawasan, pemeriksaan, dan tindakan koreksi, yang dilakukan selama proses implementasi.

Sasaran dan tujuan proyek seperti optimasi kinerja biaya, mutu, waktu, dan keselamatan kerja harus memiliki format standar dan kriteria sebagai alat ukur, agar dapat mengindikasikan pencapaian kinerja proyek. Alat ukur yang digunakan dapat berupa jadwal, kuantitas pekerjaan, standar mutu, spesifikasi pekerjaan, serta standar keselamatan dan kesehatan kerja, yang untuk selanjutnya diproses dalam suatu sistem informasi. Sistem informasi ini mengolah data yang kemudian menghasilkan informasi penting untuk pengambilan keputusan.

Jika hasil sistem informasi mengindikasikan ada penyimpangan terhadap standar yang telah ditentukan, maka tindakan selanjutnya adalah melakukan koreksi, seperti mengubah metode pelaksanaan, mengeluarkan biaya untuk penambahan tenaga kerja, peralatan dan material serta perbaikan penjadwalan, mutu pekerjaan yang disesuaikan dengan standar dan kebutuhan.

Untuk memudahkan pengendalian proyek, maka pengelola proyek seharusnya mempunyai acuan sebagai sasaran dan tujuan pengendalian. Oleh karena itu, indikator tujuan akhir pencapaian proyek haruslah ditampilkan  dan dijadikan pegangan selama pelaksanaan proyek. Indikator tersebut adalah kinerja proyek, mutu, waktu, dan keselamatan kerja.

Kesimpulan :

1. Dalam memahami pengawasan dan pengendalian, kesuksesannya tergantung siapa yang ditugaskan dan di mana diterapkannya.
2. Pengawasan dan pengendalian yang baik memiliki peran dalam menumbuhkembangkan keyakinan para pemangku kepentingan pada organisasi

Referensi :

[1] Fahmi, Irham, Manajemen Strategis – Teori dan Aplikasi, Penerbit Alfabeta, Bandung, 2017.

[2] Husen, Abrar, Manajemen Proyek – Perencanaan, Penjadwalan, dan Pengendalian Proyek, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2011.

[3] Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge 7th Edition, Project Management Institute, Inc. Pennsylvania, 2021.

[4] Tantra, Rudi, Manajemen Proyek Sistem informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2012.