Stakeholder Manajemen dan Team Development Sebagai Faktor Kesuksesan Pelaksanaan Project

Project stakeholder manajemen sebagaimana disebutkan dalam PMBOK 6 adalah proses yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi sekelompok orang, group atau organisasi yang dapat memberikan dampak ataupun terdampak oleh project, selain itu proses ini untuk menganalisa ekspektasi dari para stakeholder dan pengaruhnya terhadap project, terakhir untuk membangun strategi manajemen yang tepat untuk secara efektif melibatkan para stakeholder di dalam pengambilan keputusan dan eksekusi.

Sesuai dengan topik tulisan ini penulis akan membagikan pengalaman selama menangani project di salah satu operator seluler terbesar di Indonesia yang mana tujuan dari project ini adalah memberikan proteksi yang lebih mutakhir dan canggih daripada penggunaan anti virus pada umumnya. Ruang lingkup dari project ini sendiri ditargetkan mencapai 2000 server yang terdiri dari berbagai macam aplikasi dan terdiri dari banyak PIC custodian ataupun server owner. Batas waktu pengerjaan project sendiri disepakati dimulai November 2022 sampai dengan Juli 2023.

Di awal sebelum KOM dari pihak manajemen tempat penulis bekerja sudah mewanti – wanti bahwa project ini tidak akan mudah karena berdasarkan pengalaman di project sebelumnya dimana banyak terjadi komplain yang mengakibatkan seringnya pergantian PM. Sehingga sampai level division manager ataupun direksi turun tangan untuk mengambil alih tugas PM. Selain itu waktu pengerjaan project yang tidak tepat waktu dan jauh meleset dari schedule yang sudah disepakati.

Berdasarkan lesson learned yang ada maka penulis menyimpulkan bahwa beberapa faktor yang menyebabkan banyak terjadinya komplain di phase sebelumnya adalah manajemen stakeholder dan team development. Sebagaimana ruang lingkup project di paragraf awal bahwa stakeholder yang terlibat di dalam project cukup banyak. Resistensi terhadap project akan terus meningkat tentunya apabila team project yang terlibat tidak memiliki performa yang cukup baik. Sehingga diperlukan kolaborasi yang menyeluruh antara internal dan external stakeholder agar bisa terbangun kondisi yang mendukung sukses nya project.

Kesulitan project sudah dirasakan pada saat awal fase pengumpulan data yaitu terkait dengan informasi server target. Dikarenakan data yang diberikan berupa data yang masih sangat mentah dan harus dikombinasikan dengan data lain agar menjadi sebuah data kesatuan yang lengkap. Selain itu setelah diolah, data yang diberikan masih kurang akurat sehingga diperlukan untuk melakukan kontak langsung dengan PIC custodian atau server owner.

Diskusi yang cukup intens dilakukan dengan para stakeholder dalam hal ini PMO Customer, project owner dan PIC Custodian. Dan rasa kurang puas cukup mewarnai di dalam diskusi tersebut dikarenakan proses pengumpulan data yang dirasa berjalan lambat. Sehingga perlu dilakukan langkah – langkah yang tepat agar pengumpulan data tidak berdampak kepada jadwal project yang sudah ditentukan.

Beberapa aksi yang dilakukan adalah sebagai berikut:

1. Melakukan identifikasi lebih mendalam di organizational professional asset di sisi customer yaitu application katalog yang memuat daftar aplikasi sekaligus PIC kustodiannya.
2. Berkolaborasi dengan tim PMO customer sehingga didapatkan data yang sebenarnya cukup confidential yaitu data seluruh staff IT beserta organisasi dan manajemennya.
3. Mengundang PIC custodian per masing – masing aplikasi dari customer di dalam sebuah event sosialisasi dimana project team memperkenalkan struktur project team, scope project, data-data kemudian support yang dibutuhkan dan metodologi di dalam eksekusi project.
4. Melakukan follow up intensif via WA group dan pendekatan kepada pic custodian atau server owner per masing –masing aplikasi dari sisi customer agar bisa memberikan informasi terkait dengan server – server yang dikelola oleh mereka.
5. Identifikasi internal yaitu mendelegasikan tugas pengolahan data kepada anggota team yang ahli agar didapatkan target server dengan informasi yang cukup akurat.
6. Melakukan lobi ke PMO Customer dan project owner agar pengumpulan data dapat dilakukan dalam beberapa batch dikarenakan tingkat kesulitan yang cukup tinggi dan diambil langkah fast tracking sebagai konsekuensi terlambatnya schedule.

Tantangan lain yang dirasakan pada saat awal fase project adalah kondisi internal team yang masih belum padu dan masih belum menemukan performa terbaik. Setelah dilakukan observasi internal sesuai dengan yang digambarkan dalam Tuckman Ladder bahwa kondisi team saat itu masih dalam fase forming yang mana ditandai dengan peran PM yang masih mendominasi dan juga harus memberikan panduan kepada project team.

Untuk itu perlu dilakukan langkah – langkah untuk mendevelop team agar bisa mencapai fase performing. Dimana dengan team yang mempunyai performa yang bagus akan memberikan dampak langsung terhadap kesuksesan project sebagaimana digambarkan di proses Tuckman Ladder diatas.

Aksi yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Melakukan sesi coaching dengan internal team untuk menjelaskan tugas serta tanggung jawab yang diemban.
2. Menugaskan project team di level 2 yang ahli di dalam kemampuan teknis untuk memberikan pelatihan teknis yang intensif kepada team yang bertugas di level 1.
3. Diskusi yang intens dengan internal team untuk mengetahui kesulitan dan permasalahan yang dihadapi oleh team sekaligus untuk mencari solusi yang tepat.
4. Sabar dalam membimbing dan memperbaiki kesalahan agar team tidak antipasti dan terus memberikan motivasi agar bisa meningkat menjadi lebih baik.
5. Melakukan komunikasi dengan manajemen internal untuk melaporkan perkembangan dari team dan mencari solusi apabila masih ada team yang belum mencapai performa yang bagus.

Kemajuan yang didapatkan tercermin di dalam S Curve berikut :

Terlihat dalam kurva diatas di 3,5 bulan pertama project tidak mencapai target yang diharapkan dikarenakan permasalahan yang dihadapi sesuai yang sudah dijelaskan di paragraf sebelumnya.

Di bulan ke 4 secara keseluruhan project menunjukan kemajuan dan peningkatan performa yang diikuti di bulan – bulan selanjutnya sebagai hasil dari stakeholder manajemen dan team development yang sudah dilakukan. Beberapa hal tersebut adalah sebagai berikut :

1. Project team melakukan kinerja yang baik yaitu berhasil meningkatkan penyelesaian target 2x lipat dari baseline dan juga berhasil mengurangi waktu eksekusi yang sebelumnya 4 hari menjadi 3 hari.
2. Penginformasian aktivitas yang terstruktur dan respon yang baik ke PIC custodian dari masing – masing aplikasi yang terlibat sehingga menimbulkan rasa kepercayaan kepada project team.
3. Keterlibatan PIC custodian per masing – masing aplikasi di dalam pengambilan keputusan yang cepat didukung oleh PMO dan project owner yang memberikan support follow up internal apabila tidak ada respon dari pic custodian customer.
4. Kolaborasi yang baik diantara project team, PMO customer di dalam perencanaan aktivitas project per hari nya berhasil meningkatkan success ratio dari sebelumnya 75% ke 85%.

Di akhir project pihak customer memberikan apresiasi kepada project team karena berhasil menyelesaikan target project sesuai dengan schedule yang sudah disepakati kemudian untuk tujuan dari project ini juga berhasil dicapai dan terakhir tidak banyak terjadi komplain seperti di project sebelumnya.

Sumber:

1. PMBOK GUIDE Sixth Edition, Project Stakeholder Management, Hal : 503, PMI
2. Goodman, E. (2012). Rapid team building on troubled projects. Paper presented at PMI® Global Congress 2012—North America, Vancouver, British Columbia, Canada. Newtown Square, PA: Project Management Institute.