Memilih metode manajemen proyek yang tepat sangat penting untuk kesuksesan. Anda akan menemukan banyak model berbeda di luar sana, mulai dari yang klasik seperti metode Waterfall hingga opsi yang lebih baru, seperti Agile dan Scrum. Opsi lain yang mungkin Anda pertimbangkan adalah MOCHA. Apa itu manajemen proyek MOCHA dan bagaimana cara kerjanya?
MOCHA adalah singkatan dari Manager, Owner, Consulted, Helper, dan Approver. Intinya, hal ini dirancang untuk membantu orang-orang yang terlibat dalam proyek memahami peran dan tanggung jawab mereka serta peran orang lain.
MOCHA bukanlah metodologi manajemen proyek, juga bukan gaya manajemen proyek. Ini adalah kerangka kerja yang dapat diadopsi ke dalam proyek apa pun dengan mengikuti gaya atau metodologi manajemen apa pun atau bahkan digunakan sepenuhnya di luar dunia manajemen proyek.
Lima komponen MOCHA tersebut yaitu :
Manager – adalah orang yang mengawasi proyek. Namun, mereka biasanya tidak melakukan banyak pekerjaan. Ini mungkin atasan langsung, atau bisa juga posisi manajer sebenarnya. Dalam beberapa kasus, peran ini diisi oleh manajer proyek yang berkualifikasi, namun hal tersebut tidak selalu terjadi.
Owner – adalah orang yang mengambil alih kepemilikan proyek dan terutama bertanggung jawab untuk memajukannya. Biasanya, pemilik melakukan beberapa pekerjaan terkait proyek sambil memastikan bahwa anggota tim lainnya mematuhinya.
Consulted – Orang ini tidak mengerjakan proyek tetapi dapat memberikan saran dan bimbingan kepada anggota tim untuk membantu menjaga proyek tetap berjalan.
Helper – Bertanggung jawab untuk melakukan beberapa pekerjaan proyek tetapi biasanya bukan pemilik proyek tersebut.
Approver – Yang terakhir, pemberi persetujuan adalah orang yang menandatangani keputusan penting dalam proyek. Jika proyek tersebut merupakan proyek gabungan antara dua bisnis yang berbeda, bisa jadi seseorang di bisnis klien lah yang bertanggung jawab untuk menyetujui langkah, tahapan, atau hasil sebelum proyek dilanjutkan.
Bagaimana menerapkan Manajemen Proyek MOCHA? Ada tiga langkah spesifik seperti di bawah ini.
Consent
Anda harus mendapatkan persetujuan dari semua pihak yang akan terlibat, dimulai dari pemiliknya. Jangan pernah merekrut siapa pun tanpa sepengetahuan mereka, atau kerangka kerja ini akan gagal. Tentukan siapa yang akan mengisi setiap peran dan kemudian dekati mereka. Jelaskan situasinya, peran dan tanggung jawab mereka, dan kemudian tanyakan apakah mereka bersedia menjadi bagian dari proyek tersebut.
Clarify and Define
Anda harus menelusuri proyek dan menentukan peran dan tanggung jawab yang harus dipenuhi. Tidak ada ruang untuk ambiguitas dalam kerangka ini. Seluruh tujuannya adalah untuk memperjelas siapa melakukan apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.
Create Tiers
Jika proyek Anda lebih kecil, Anda dapat menggunakan satu tingkat saja. Namun, proyek yang lebih besar mendapatkan manfaat dari berbagai tingkatan yang saling terkait satu sama lain.
Manajemen proyek MOCHA dapat menjadi kerangka kerja yang berguna dalam banyak situasi. Namun, ini bukan pilihan yang tepat untuk semua proyek. MOCHA paling baik digunakan dalam situasi dengan masalah tertentu atau dalam proyek di mana penting untuk mendefinisikan peran dan tanggung jawab dengan jelas.
Kerangka kerja manajemen proyek MOCHA semakin populer. Hal ini menawarkan kesempatan untuk memperjelas peran dan tanggung jawab, dan sangat mudah beradaptasi. Namun, sebelum memutuskan bahwa ini adalah opsi yang tepat untuk kebutuhan Anda, penting untuk membandingkan kelebihan dan kekurangannya. MOCHA dapat memberdayakan karyawan Anda dan memberi energi pada sebuah proyek, namun mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan Anda.
Kerangka kerja manajemen proyek MOCHA menawarkan berbagai manfaat, diantaranya yaitu :
- Kejelasan peran dan tanggung jawab – Mungkin satu-satunya alasan paling umum untuk mengadopsi kerangka MOCHA adalah kebutuhan akan kejelasan mengenai peran dan tanggung jawab. Hal ini dapat menawarkan beberapa manfaat tambahan. Misalnya, hal ini membantu mencegah seseorang terbebani dengan tanggung jawab atau mengenakan “terlalu banyak jabatan” dalam proyek tersebut. Hal ini juga membantu menyeimbangkan pembagian tanggung jawab di seluruh tim sehingga setiap orang memiliki jumlah pekerjaan yang tepat dan memahami ekspektasi yang diberikan kepada mereka.
- Peningkatan komunikasi dan kolaborasi – Dengan peran dan tanggung jawab yang lebih tepat, akan muncul saluran komunikasi yang lebih jelas. Ketika setiap anggota tim proyek mengetahui peran mereka dan apa yang diharapkan dari mereka, komunikasi menjadi jelas dan mudah. Kolaborasi antar anggota tim menjadi hal yang wajar, sehingga kebingungan dan ketidakpastian memudar.
- Kemajuan yang konsisten dan peningkatan kesuksesan – Berapa kali Anda menjadi bagian dari sebuah proyek dan mendapati bahwa proyek tersebut berkembang secara tiba-tiba? Banyak dari ketidakkonsistenan tersebut disebabkan oleh buruknya kejelasan mengenai peran dan tanggung jawab. Saat anggota tim kesulitan menemukan posisi mereka dalam proyek dan memahami apa yang diharapkan dari mereka, proyek berjalan dengan lambat. Dengan kerangka MOCHA, hal tersebut tidak terjadi. Anda memiliki kejelasan sejak hari pertama sehingga tim dapat mulai bekerja, memberikan kemajuan yang konsisten menuju kesimpulan yang sukses.
- Selesaikan masalah dengan cepat – Siapa pun yang pernah menjadi bagian proyek selama jangka waktu berapa pun dapat memberitahu Anda bahwa masalah dapat terus berlanjut, menyeret tim ke bawah, memperlambat kemajuan, dan menggagalkan kesuksesan. Dengan MOCHA, tidak ada konflik karena peran dan tanggung jawab didefinisikan dan didelegasikan dengan jelas. Hal ini tidak berarti tidak ada konflik sama sekali, namun permasalahan dapat diselesaikan dengan cara yang bijaksana.
Meskipun MOCHA menawarkan beberapa manfaat penting, Ada beberapa kelemahannya, yaitu :
- Ini bukan metodologi manajemen proyek – Mungkin kelemahan yang paling penting dari MOCHA adalah kerangka proyek, bukan metodologi manajemen proyek. Hal tersebut berarti Anda masih harus memilih metode manajemen yang tepat untuk kebutuhan Anda, mulai dari Waterfall hingga Agile, Kanban, Scrum, dan segala sesuatu di antaranya.
- Tidak membantu Anda membuat keputusan – Masalah lainnya adalah MOCHA bukanlah alat pengambilan keputusan. Ini berfokus pada perencanaan proyek dan pemberdayaan tim. Dengan memperjelas dan mendefinisikan peran dan tanggung jawab, MOCHA dapat membantu menyiapkan proyek Anda agar sukses, namun Anda masih perlu membawa alat lain untuk melaksanakannya.
- Ini bukan RACI – Meskipun Anda akan menemukan banyak kesamaan antara MOCHA dan RACI, keduanya tidak sama, juga tidak dapat dipertukarkan. Beberapa proyek akan mendapatkan keuntungan dari RACI dibandingkan MOCHA, dan sebaliknya.
Kesimpulan :
Kerangka kerja manajemen proyek MOCHA menawarkan beberapa manfaat yang sangat menarik. Namun, hal ini bukannya tanpa kekurangan. Kerangka kerja ini dapat mengurangi konflik, mempercepat kemajuan, dan meningkatkan keberhasilan proyek, namun kerangka kerja ini tidak tepat untuk setiap proyek, dan tidak membantu dalam pengambilan keputusan.
Referensi :
[1] Blair, Mitch, Denise Alexander, and Michael Rigby, 2019, The MOCHA Project : Origins, Approach, and Methods.
[2] Project Management Institute, 2021, A Guide to the Project Management Body of Knowledge 7th Edition, Project Management Institute, Inc. Pennsylvania.
[3] https://www.pmmajik.com/what-is-mocha-project-management/
[4]https://www.researchgate.net/publication/332512350_The_MOCHA_Project_Origins_Approach_and_Methods
Loading...