Manajemen komunikasi merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian, mengkoordinasikan, dan pengontrolan penyampaian pesan, ide, atau gagasan dari satu pihak kepada pihak lain untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien agar terjadi saling mempengaruhi. Juga merupakan cara membangun dan mengelola suatu hubungan, baik secara lisan maupun tulisan agar tidak terjadi miscommunication sehingga segala aktivitas yang berkaitan dengan komunikasi dapat berjalan lancar.
Kita sering mendengar tentang pentingnya komunikasi yang efektif di tempat kerja. Namun demikian, berkomunikasi dengan jelas, baik secara lisan maupun tertulis, dan melakukannya dengan kepekaan terhadap orang lain, tetap merupakan keterampilan yang sulit untuk dikuasai. Secara naluriah kita memahami nilai komunikasi profesional, namun banyak pemimpin yang kesulitan mendefinisikan apa sebenarnya yang dimaksud dengan komunikasi efektif atau bagaimana menciptakan kondisi agar komunikasi tersebut dapat menyebar ke seluruh organisasi.
Komunikasi di tempat kerja penting karena meningkatkan semangat kerja, keterlibatan, produktivitas, dan kepuasan karyawan. Komunikasi juga merupakan kunci untuk kolaborasi dan kerja sama tim yang lebih baik. Pada akhirnya, komunikasi di tempat kerja yang efektif membantu mendorong hasil yang lebih baik bagi individu, tim, dan organisasi.
Berikut adalah beberapa cara sederhana untuk memperkuat interaksi di tempat kerja.
- Lihat komunikasi sebagai contoh teladan
Ketika berbicara tentang komunikasi, penting untuk memimpin dengan memberi contoh. Saat menulis memo atau email, pastikan menggunakan tata bahasa dan ejaan yang benar. Jika ini bukan keahlian kita, mintalah seseorang dengan keterampilan penyuntingan yang baik untuk meninjau dokumen tersebut sebelum didistribusikan. Saat berbicara atau menulis, hindari menggunakan istilah slang atau bahasa yang kita harapkan dihindari oleh karyawan. Perlu menetapkan nada untuk apa yang merupakan komunikasi yang pantas dan tidak pantas di tempat kerja.
- Pertimbangkan modalitas yang akan digunakan
Saat ini, ada banyak cara komunikasi yang dapat digunakan — email, pesan suara, percakapan telepon, rapat tim, pesan teks, interaksi tatap muka, dll. Modalitas penting. Misalnya, pengumuman yang akan berdampak besar pada seluruh tim sebaiknya disampaikan dalam rapat, yang memberikan kesempatan bagi orang untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan komentar. Jelas, masalah kinerja dan informasi sensitif lainnya sebaiknya ditangani satu lawan satu dan secara pribadi. Komunikasi tertulis (termasuk email) seringkali bermanfaat dalam memberikan informasi atau instruksi operasional atau teknis.
Pesan apapun dengan konten emosional atau potensi menimbulkan kebingungan bagi penerima biasanya memerlukan komunikasi verbal. Kita semua pernah mengalami betapa mudahnya membaca nada emosional dalam email, seperti sikap tidak sopan yang tidak dimaksudkan oleh pengirim.
- Pertimbangkan hadirin / penerima
Ketika memutuskan bagaimana mendekati sebuah percakapan atau menulis email, coba posisikan diri kita sebagai penerima. Misalnya, ketika berbicara dengan pelanggan, kemungkinan kita akan menghindari penggunaan istilah teknis atau spesifik industri yang kita tahu berada di luar pemahaman individu tersebut. Aturan yang sama berlaku untuk komunikasi dengan karyawan. Sesuaikan pesan kita dengan pengetahuan dan pengalaman orang yang kita ajak bicara atau tulis.
Dalam komunikasi tertulis, terkadang membantu untuk membacanya dengan keras kepada diri sendiri atau meminta rekan kerja yang dipercaya untuk meninjaunya sebelum dikirim.
- Sederhanakan
Fokuslah menggunakan bahasa yang jelas dan sederhana untuk menyampaikan maksud dan tujuan. Cari cara untuk merangkum konsep yang kompleks atau teknis menjadi istilah yang dapat dimengerti, dan gunakan metafora, analogi, atau anekdot untuk menggambarkan poin utama. Mengingat banyaknya informasi yang diterima oleh karyawan setiap hari, penting untuk menggunakan kata-kata secara hemat. Orang akan menghargai hal itu. Lebih sedikit itu lebih baik.
- Pilih kata-kata dengan hati-hati
Ingatlah bahwa pesan yang didorong oleh emosi atau impulsif dapat dengan mudah menimbulkan reaksi negatif, gosip, dan rumor, jadi pikirkan baik-baik tentang bagaimana kita menyampaikan informasi. Sebagai aturan umum, jika kita sedang marah, ambil waktu sejenak sebelum memutuskan bagaimana, kapan, dan dengan cara apa menyampaikan pesan. Dalam ranah komunikasi verbal, jika kita membahas topik yang sulit, pertimbangkan untuk menyiapkan poin-poin pembicaraan yang dapat memandu bagian interaksi kita.
- Sadarilah bahasa tubuh dan nada suara
Ketika bercakap-cakap secara tatap muka, orang lebih bereaksi terhadap bahasa tubuh dan nada suara daripada makna kata-kata yang digunakan. Jika tampak tegang, gugup, atau teralihkan, orang mungkin menganggap perilaku ini mencerminkan perasaan kita terhadap mereka. Pesan akan jauh lebih efektif jika kita tetap fokus pada orang lain, mempertahankan kontak mata secara berkala, dan benar-benar mendengarkan apa yang dikatakannya. Saat menghadiri presentasi, tetap fokus pada pembicara. Jika kita tampak gelisah atau teralihkan, tim akan menganggap itu sebagai izin untuk berhenti memperhatikan juga.
- Mendengarkan
Tidak jarang bagi manajer untuk menjadi yang terakhir tahu ketika masalah muncul. Seringkali, hal ini karena karyawan enggan mengambil risiko dengan mengakui kesalahan atau membawa masalah ke perhatian kita. Meskipun penting untuk mempertahankan kebijakan pintu terbuka dan mendorong karyawan untuk berbicara tentang kekhawatiran mereka, ingatlah bahwa kita mungkin akan belajar lebih banyak dari percakapan tidak langsung dan interaksi santai daripada diskusi langsung. Mendengarkan adalah keterampilan penting bagi siapapun dalam bisnis, tetapi nilainya semakin meningkat seiring kita naik tangga manajerial. Untuk menjadi efektif dalam percakapan satu lawan satu, dorong orang lain untuk lebih banyak berbicara. Kita akan belajar lebih banyak dan membangun hubungan yang baik dengan karyawan.
- Berkomunikasi, atau tidak
Karyawan akan memperhatikan apa yang kita katakan, tetapi mereka juga akan memperhatikan apa yang tidak kita katakan. Ketika karyawan menyadari atau percaya bahwa kita menyembunyikan informasi, mereka akan membuat versi mereka sendiri tentang apa yang terjadi, dan biasanya hal itu akan tidak lengkap atau bahkan salah. Berikan sebanyak mungkin informasi yang wajar dan tepat. Dalam hal ini, lebih banyak itu lebih baik.
- Jangan membuat janji yang tidak dapat ditepati
Sebelum kita berjanji kepada tim, pastikan bahwa kita berniat untuk memenuhi janji tersebut. Selain itu, ingatlah bahwa satu-satunya hal yang dapat menghancurkan kepercayaan tim terhadap pemimpin lebih cepat daripada janji yang tidak dipenuhi adalah kebohongan (atau apa yang mereka anggap sebagai kebohongan). Jika kita tidak bisa menjawab pertanyaan, jangan membuat sesuatu yang tidak benar — katakan saja “Saya tidak tahu” atau “Saya tidak dapat membahas hal itu saat ini,” tergantung pada tanggapan yang paling tepat.
- Mengatasi masalah
Komunikasi yang baik adalah aspek kunci dalam memecahkan masalah. Ketika seseorang menyampaikan kekhawatiran, dengarkan dengan seksama, ajukan pertanyaan, dan diskusikan solusi yang mungkin. Dapat dilihat sebagai seseorang yang dapat diandalkan ketika kesulitan muncul adalah kualitas kepemimpinan yang penting, dan menciptakan persepsi ini memerlukan kemampuan menjadi seorang komunikator yang baik, dan bahkan lebih penting lagi, menjadi pendengar yang baik.
… Bersambung ke Bagian 2 …
Loading...