Strategi Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Tata kelola Teknologi Informasi (TI) adalah konsep luas yang berpusat pada departemen atau lingkungan TI yang memberikan nilai bisnis kepada perusahaan. Ini adalah seperangkat aturan, peraturan, dan kebijakan yang menetapkan dan memastikan operasi departemen TI yang efektif, terkontrol, dan berharga.

Pengelolaan TI (IT Governance) merupakan suatu bentuk perencanaan dalam menerapkan dan menggunakan TI yang digunakan oleh suatu perusahaan agar sesuai dengan visi, misi dan tujuan. TI yang diatur tersebut merupakan suatu proses untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi agar dapat mencapai tujuannya dengan menambahkan nilai yang dapat menyeimbangkan risiko terhadap penggunaan TI serta prosesnya.

Salah satu kesulitan sekaligus tantangan bagi praktisi TI adalah ketika harus meyakinkan atasan mengenai pentingnya perusahaan untuk segera menerapkan aplikasi TI pada unit atau proses tertentu. Kesulitannya adalah karena yang bersangkutan sudah merasa puas diri dengan pencapaian yang diperolehnya hingga saat ini, atau karena atasan tersebut dikenal sebagai individu yang gagap teknologi, atau merupakan pimpinan yang sangat “cost conscious” alias hitung-hitungan, atau alasan klasik lainnya.

Dalam kondisi demikian, pendekatan apa yang paling cocok untuk dipakai agar inisiatif pengembangan sistem dan TI dapat diterimanya dengan penuh semangat. Berikut adalah beberapa butir pendekatan atau saran yang dapat dipakai, yaitu :

1. Jangan fokus pada apa yang perusahaan telah capai selama ini. Namun bahaslah segala hal yang diinginkan oleh atasan sebagai pimpinan namun belum atau tidak pernah berhasil untuk dilakukan. Di sinilah dapat dikatakan bahwa aplikasi TI dan Komunikasi (TIK) dapat membantunya menerapkan apa yang ingin dicapai.
2. Adalah suatu hal yang alami bahwa setiap pimpinan ingin meninggalkan kenang-kenangan dalam bentuk karya pekerjaan atau “legacy” di organisasinya. Implementasi aplikasi TI dapat menjadi salah satu monumen atau karya sang pimpinan yang dapat dikenang oleh generasi penerus berikutnya dan tak hilang ditelan jaman.
3. Pelajari perusahaan lain yang kerap dicontohkan oleh pimpinan sebagai organisasi ideal yang ingin dicontohnya, sehingga dapat dilihat bagaimana organisasi dimaksud mengimplementasikan TIK secara efektif. Ajaklah yang bersangkutan untuk meninjau bagaimana perusahaan atau organisasi sejenis lainnya menerapkan TIK untuk maju serta bersaing, agar sang pimpinan mendapatkan gambaran nyata – bukan teori atau konsep – mengenai apa yang sedang terjadi di industrinya.
4. Minta bantuan orang-orang dekat yang sangat dipercayainya dan/atau dihormatinya untuk membujuk atau membahas ide mengenai pemanfaatan TI di perusahaan dengan menggunakan pendekatan pribadi yang efektif.
5. Lakukan survei secara langsung kepada pelanggan maupun calon pelanggan terkait dengan harapan dan pandangan mereka terhadap layanan organisasi atau perusahaan.
6. Gunakan peraturan atau “compliance” sebagai alasan untuk menerapkan teknologi informasi dan komunikasi dengan memanfaatkan keinginan untuk meningkatkan kualitas layanan dengan cara menggunakan standar nasional maupun internasional.
7. Melakukan pendekatan paradigma bahwa semua organisasi dan perusahaan ingin menerapkan prinsip “Good Corporate Governance” (GCG). Keberadaan TI sangat erat kaitannya dengan proses membantu mempromosikan dan mengimplementasikan prinsip-prinsip GCG pada perusahaan.

Bagi sebagian besar orang, merubah kebiasaan sangatlah sulit untuk dilakukan, apalagi jika melibatkan cukup banyak orang. Padahal dalam berbagai penerapan TI, dibutuhkan perubahan cara pandang dan perilaku yang berbeda dengan sebelumnya. Metode memberikan himbauan atau “pemaksaan” melalui aturan biasanya kurang efektif karena banyak diabaikan di lapangan – terutama jika pengguna yang ada jumlahnya massif.

Menanggapi hal ini, ada cara yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan efektivitas implementasi suatu kebijakan atau aturan agar ditaati oleh para pengguna, yaitu melalui rancangan desain sistem implementasi (by design based implementation model). Prinsip dari pendekatan ini adalah membuat sebuah lingkungan kondusif yang secara alami membuat orang menjalankan apa yang diinginkan pembuat kebijakan tanpa yang bersangkutan merasa dipaksa untuk menerapkannya.

Sebagai contoh dari implementasi tersebut :

1. Berhubungan dengan adanya kebijakan atau aturan kepada pengguna komputer, aplikasi, atau sistem untuk secara rajin dan berkala mengganti password yang dipergunakannya. Jika tidak dilakukan, maka pengguna tidak dapat menggunakan aplikasinya. Implementasinya pada mesin ATM atau mobile applications pada industri perbankan yang menampilkan menu untuk memaksa nasabah mengganti atau merubah password nya setiap periode tertentu.
2. Misalnya terkait dengan diinginkannya untuk melakukan efisiensi energi dengan cara meminta pengguna untuk mematikan komputernya atau berada pada posisi “stand by” jika tidak sedang dipergunakan.
3. Berkaitan dengan banyaknya virus yang masuk ke komputer melalui flash disk atau portable memory sehingga mengganggu kinerja sistem yang ada. Caranya bisa dilakukan dengan menonaktifkan kanal yang berhubungan dengan koneksi USB, sehingga tidak ada flash disk yang dapat dipergunakan.
4. Adalah kebutuhan untuk membuat cadangan (backup) data atau files elektronik penting yang berada dalam suatu folder tertentu ke media lain. Rancangan yang dapat dibuat adalah dengan program yang secara berkala melakukan proses backup secara otomatis.

Kesimpulan

1. IT governance merupakan usaha mensinergikan peran IT dan governance dalam mencapai sasaran dan tujuan perusahaan.
2. Untuk menciptakan strategi perusahaan yang baik dalam kaitannya dengan penggunaan IT, maka harus memperhatikan pula sasaran-sasaran pencapaian kerja tiap-tiap unit perusahaan; yang sangat dipengaruhi oleh akuntabilitas pelaksanaan IT nya.
3. Pendekatan teknis dapat dipergunakan untuk membantu perusahaan dalam membentuk budaya disiplin para pengguna TI tanpa harus memaksa atau menghimbau berkali-kali.

Referensi

[1] Indrajit, Richardus Eko, 2016, Tata Kelola Teknologi Informasi, Preinexus, Yogyakarta.

[2] Kristanto, Andri, 2018, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta, Gaya Media.

[3] Laudon, Kenneth C, and Jane P. Laudon, 2014, Management Information Systems : Managing the Digital Firm, 13^th ed., Pearson Education, Inc., New Jersey.

[4] Mambang, 2021, Konsep Dasar Teknologi Informasi, CV. Pena Persada, Purwokerto.

[5] Sarosa, Samiajai, 2017, Metodologi Pengembangan Sistem Informasi, Penerbit Indeks, Jakarta.