Pendahuluan

Seperti yang kita ketahui bersama, metode dalam menjalankan sebuah proyek terdiri dari berbagai macam metode yang dapat dilakukan. Mulai dari metode yang tradisional hingga yang kekinian, dapat kita coba dengan tujuan akhir adalah proyek berjalan sesuai dengan target yang ditentukan. Target yang sudah ditentukan bersama antara kedua belah pihak, tentunya juga harus sesuai dengan Scope of Work (SoW) atau Functional Specification Document (FSD). Dengan harapan proyek yang dijalankan dapat memberikan kebergunaan atau manfaat bagi instansi pemerintahan/perusahaan sebagai hasil output dari proyek tersebut.

Penerapan Agile juga dapat dilakukan untuk membangun Leadership para pejabat pemerintahan atau pemimpin di sebuah perusahaan. Sebagai salah satu upaya mendukung jargon kampanye Revolusi Mental yang digaungkan oleh Presiden RI Bapak Joko Widodo, kita diharapkan mampu melakukan perubahan yang berdampak bagi diri sendiri maupun masyarakat. Salah 1 contoh yang menarik adalah penerapan Agile Leadership oleh Kepala Desa Majasari dalam membuat berbagai program inovasi desa yang mampu menyelesaikan permasalahan desa yang dipimpinnya (1).

Manajemen Proyek yang dijalankan di dalam pemerintahan dengan yang dijalankan di dalam perusahaan swasta cukup berbeda penerapannya, baik dari sisi metode maupun pelaksanaannya. Di Pemerintahan, yang berlaku sebagai Project Manager adalah Tim IT selaku Person In Charge (PIC) Proyek, sedangkan di perusahaan swasta yang berlaku sebagai Project Manager adalah Tim Product Management dan itu diluar dari divisi IT. Ada kekurangan dan kelebihan dari hasil analisis yang penulis lakukan dan berdasarkan pengalaman menjadi PIC Proyek di Pemerintahan sebelumnya hingga saat ini sebagai Product Manager pada salah 1 perusahaan startup NLP.

Dalam hal kekurangan dan kelebihan tersebut, penulis mengambil sudut pandang berdasarkan pengalaman yang belum tentu sama dengan rekan-rekan pembaca pada umumnya. Namun dapat di asumsikan sebagai salah 1 cara untuk memberikan tambahan wawasan dan juga sharing pengalaman yang sudah di alami oleh Penulis. Semoga terdapat insight-insight baru untuk rekan-rekan Pembaca agar dapat mengoptimalkan pelaksanaan dan penerapan Manajemen Proyek di instansi atau perusahaan masing-masing.

Penerapan Agile pada Proyek di Pemerintahan

Sebelum kita membahas penerapan Agile ini, perlu kita ketahui terlebih dahulu apa itu Agile? Menurut beberapa sumber yang Penulis kutip, Agile lebih identik dengan Software Development Method (2) yaitu sekelompok metodologi pengembangan perangkat lunak yang didasarkan pada prinsip-prinsip yang sama. Atau menurut sumber lainnya (3), Agile itu merupakan cara yang lebih baik untuk mengembangkan perangkat lunak dengan melakukan dan membantu sesama untuk menggunakannya. Hal ini mencakup interaksi individu, perangkat lunak yang berjalan, kolaborasi antara klien dengan pengguna, serta tanggap terhadap perubahan yang terjadi.

Konsep-konsep Agile dapat diterapkan tidak hanya dalam proses Pengembangan Perangkat Lunak, namun secara garis besar dapat diterapkan dalam berbagai aktifitas atau kegiatan yang ada. Sebagai contoh dalam kegiatan Event Tahunan Kantor atau Acara Family Gathering Kantor hal ini dapat dibuat se-menarik mungkin dengan menerapkan konsep – konsep Agile. Seperti meminta saran/masukan/ide dari karyawan sebelum pelaksanaan kegiatan kemudian kita coba petakan mana yang paling mungkin dilakukan dan yang tidak dapat dilakukan. Dan terakhir kita bisa pro-aktif meminta ide-ide lainnya dari Top Manajemen dan Leader lainnya berdasarkan sudut pandang dan pengalaman mereka.

Setelah mendapatkan informasi yang dibutuhkan, kita bisa membuat Plan A dan Plan B untuk acara dan kegiatan tersebut. Hal ini dilakukan jika terjadi hal-hal diluar kendala yang sudah kita rencanakan seperti kita merencanakan kegiatan Outdoor, namun kondisi saat ini musim hujan sehingga perlu alternatif lain agar acara/kegiatan tersebut tetap bisa dilakukan sesuai dengan rencana yang dibuat. Hal ini menunjukkan bahwa kita harus siap menerima dan menghadapi perubahan yang terjadi dan terus melanjutkan kegiatan kita sampai dengan acara selesai. Berdasarkan pengalaman penulis, berikut ini merupakan kekurangan dan kelebihan Penerapan Agile untuk manajemen proyek di Pemerintahan:

1. Kekurangan

• Tidak bisa robust, karena sering terbentur dengan peraturan yang berlaku di instansi/Lembaga tersebut.
• Kurangnya kesadaran diri pegawai pemerintah, karena perbedaan kultur yang terjadi kita dituntut lebih cepat namun terbiasa santai.
• Terlalu banyak perintah, karena biasanya perintah atasan wajib dilaksanakan bawahan dan itu dapat berubah-ubah sesuai perintah atasan yang lebih tinggi jabatannya.
• Tidak ada tim yang fokus, karena di pemerintahan kita dituntut untuk bisa menguasai sesuatu secara umum dari banyak proyek/produk yang dipegang sehingga tidak optimal dan tidak fokus.

2. Kelebihan

• Tercipta suasana kerja yang harmonis dan kondusif, karena masing-masing pegawai sudah memahami Job Description sehingga lebih jelas tupoksinya.
• Perencanaan proyek menjadi terstruktur, dengan penerapan ini dapat melakukan pekerjaan dengan bertahap dan menjadi lebih terstruktur sesuai dengan target capaian jangka pendek dan jangka panjang.
• Mendapatkan ilmu baru bagi Tim Proyek, karena selama penerapan akan banyak berkomunikasi dengan tim divisi lain, vendor, hingga ke pejabat struktural dan bisa mendapkan ilmu baru terkait hal tersebut.
• Proyek berjalan sesuai rencana, sesuai dengan apa yang telah disepakati bersama dapat dilakukan evaluasi berkala dengan tim/vendor agar proyek dapat berjalan sesuai timeline yang dibuat.

Setelah mengetahui kekurangan dan kelebihan berikutnya Penulis akan membagikan hal-hal yang harus diperhatikan dan diperbaiki apabila Pembaca memiliki kesempatan untuk memimpin project dengan konsep agile di pemerintahan pada artikel seri selanjutnya.

Referensi

(1)      Hulu, Viky Aldin, dkk. Menggagas Revolusi Mental Birokrasi Melalui Konsep Competitive Agile Leadership. 2020. Ministrate: Jurnal Birokrasi & Pemerintah Daerah. Volume 2. No.1 (https://journal.uinsgd.ac.id/index.php/ministrate/article/view/8050)

(2)       https://id.wikipedia.org/wiki/Agile_Development_Methods

(3)       https://agilemanifesto.org/iso/id/manifesto.html