Manajer proyek harus mengatur secara aktif tentang bagaimana proyek harus diselesaikan. Manajemen aktif akan membuat proyek tetap pada jalurnya. Ada empat kompetensi passion dalam organisasi kerja. Kompetensi organisasi yang menonjol dari para pemimpin (Manajer Proyek) yang memiliki passion yaitu :
- Berkomunikasi dengan baik
- Menciptakan suasana kerja yang saling mendukung
- Mengembangkan setiap anggota Tim Proyek
- Menunjukkan keteladanan
Pada tulisan kali ini akan dibahas mengenai komunikasi sebagai salah satu interpersonal skill yang sangat penting bagi manajer proyek. Komunikasi memegang peranan penting dalam kaitannya dengan pembentukan tim proyek. Suatu komunikasi yang efektif yaitu yang berhasil melahirkan commonness, kesepahaman antara sumber (pengirim) dengan penerima.
Manajemen komunikasi merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian, mengkoordinasikan, dan pengontrolan penyampaian pesan, ide, atau gagasan dari satu pihak kepada pihak lain untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien agar terjadi saling mempengaruhi. Juga merupakan cara membangun dan mengelola suatu hubungan, baik secara lisan maupun tulisan agar tidak terjasi miss communication sehingga segala aktivitas yang berkaitan dengan komunikasi dapat berjalan lancar.
Rencana komunikasi berisi berbagai informasi yang harus disampaikan kepada seluruh pemangku kepentingan proyek supaya tetap mendapatkan status dari proyek yang sedang dilaksanakan. Dengan informasi yang tersedia dan mudah diperoleh, maka akan menghindarkan kesalahpahaman antara masing-masing pihak dan membantu identifikasi potensi risiko karena setiap orang akan merasa dilibatkan dalam proyek.
Brent D. Ruben (1997) memberikan definisi mengenai komunikasi manusia sebagai proses penciptaaan, pengiriman, dan penggunaan informasi individu pada hubungannya dalam kelompok, organisasi, dan masyarakat untuk mengkoordinasikan lingkungannya dan orang lain. Istilah menciptakan informasi adalah tindakan menyandikan (encoding) pesan, kumpulan data atau isyarat. Mengirimkan informasi yaitu proses ketika pesan dipindahkan dari pengirim kepada orang lain atau dari satu tempat ke tempat lain.
Pada proyek skala menengah dan besar, faktor komunikasi antar anggota proyek dan pemangku kepentingan sangatlah penting, mengingat banyaknya individu yang terlibat dan seringkali tersebar di beberapa lokasi geografis yang berbeda. Komunikasi diperlukan tidak hanya untuk kebutuhan interaksi, kolaborasi, dan kooperasi anatara anggota tim proyek, namun lebih jauh lagi untuk membantu meyakinkan manajer proyek dan pemangku kepentingan bahwa aktivitas proyek setiap saat sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Pada awalnya, proses komunikasi sulit dilakukan karena belum tersedianya teknologi informasi seperti pada era modern saat ini – sehingga para anggota tim harus secara berkala rapat atau bertatap muka untuk membahas kemajuan dan status proyek. Namun dengan dukungn teknologi informasi, sejumlah cara dapat dilakukan untuk berkomunikasi dengan melakukan digital transformation.
Proses komunikasi bisa dilihat seperti pada gambar di bawah ini.
- Pengirim pesan (sender)
Individu yang mengirimkan pesan atau informasi. Membuat pesan adalah menentukan ide yang akan dikirimkan kemudian menyandikan (encode) arti tersebut dalam suatu pesan dan setelah itu dikirimkan melalui saluran.
- Pesan (message)
Informasi atau ide yang akan dikirimkan kepada penerima dapat berupa secara verbal maupun nonverbal.
- Saluran dan transmisi
Saluran merupakan jalan yang dilalui pesan dari pengirim (sender) menuju ke penerima (receiver). Pesan yang telah di encode selanjutnya dikirimkan melalui media yang sesuai dengan karakteristik lambing-lambang komunikasi.
- Penerima pesan (receiver)
Orang yang menganalisis dan menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya dengan melakukan proses decode terlebih dahulu. Penerima menafsirkan isi pesan sesuai dengan persepsinya untuk mengartikan maksud pesan tersebut.
- Output
Merupakan respon penerima terhadap pesan yang diterimanya. Adanya reaksi ini membantu pengirim untuk mengetahui sesuai tidaknya interpretasi pesan yang dikirimkan sehingga komunikasi tersebut efektif. Selanjutnya penerima pesan bisa melakukan hal yang sama dengan memberikan respon kepada pengirim pesan melalui proses encode.
- Sumber gangguan (noise)
Dalam pengiriman pesan bisa terjadi adanya sumber gangguan (noise) pada saat memindahkan sinyal dari transmitter kepada penerimanya. Gangguan merupakan segala sesuatu yang menghalangi kelancaran komunikasi.
- Evaluasi
Kagiatan evaluasi harus dapat diukur untuk menentukan tingkat efektivitas perencanaan, implementasi, dan dampak terhadap organisasi. Hal ini bermanfaat untuk mendapatkan masukan sekaligus perubahan terhadap situasi.
Referensi :
[1] Abidin, Yusuf Zainal, Manajemen Komunikasi – Filosofi, Konsep, dan Aplikasi, CV Pustaka Setia, Bandung, 2015.
[2] Indrajit, Richardus Eko, Integrated Project Management, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2004.
[3] Orr, Alan D., Advanced Project Management, Kogan Page, London, UK, 2004.
[4] Project Management Institue, A Guide to the Project Management Body of Knowledge 7th Edition, Project Management Institute, Inc. Pennsilvania, 2021.
[5] Suprapto, Tommy, Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi, MedPress, Yogyakarta, 2009.
[6] Tantra, Rudy, Manajemen Proyek Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta, Indonesia, 2012.
Loading...