Manajemen pengetahuan (knowledge) dan sistem kolaborasi mengalami pertumbuhan yang tercepat dari area investasi perangkat lunak. Manajemen pengetahuan dan kolaborasi sangat erat kaitannya. Pengetahuan yang tidak dapat dikomunikasikan dan dibagikan dengan orang lain menjadi hampir tidak berguna. Pengetahuan menjadi bermanfaat dan ditindaklanjuti ketika dibagikan ke seluruh organisasi di perusahaan. Manajemen pengetahuan menjadi suatu tema yang penting pada banyak perusahaan bisnis, sebagaimana para manajer menyadari bahwa banyak dari nilai perusahaan bergantung pada kemampuan perusahaan untuk menciptakan dan mengelola pengetahuan.
Ada suatu perbedaan yang penting di antara data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan. Data secara konseptual, merupakan deskripsi tentang suatu benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak memiliki makna atau tidak mempunyai pengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sebagai aliran kejadian atau transaksi yang dicatat oleh sistem suatu organisasi, dan bermanfaat hanya dalam transaksi itu sendiri.
Informasi sebagai data yang telah diproses atau diolah menjadi bentuk tertentu yang lebih berarti bagi penerimanya, sehingga meningkatkan pengetahuan yang menggunakan data tersebut dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau yang akan datang. Untuk mengubah data menjadi suatu informasi yang bermanfaat, maka perusahaan harus mencurahkan sumber daya untuk mengorganisasikan data ke dalam kategori-kategori pemahaman. Ciri-ciri informasi yang berkualitas diantaranya yaitu : Relevant, Complete, Current, Accurate, dan Economical.
Untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan, maka perusahaan harus mengeluarkan sumber daya tambahan untuk menemukan pola, aturan, dan konteks di mana pengetahuan dapat bekerja. Kebijaksanaan (wisdom) diartikan sebagai pengalaman kolektif dan individual dalam menerapkan pengetahuan untuk memecahkan permasalahan. Kebijaksanaan melibatkan di mana, kapan, dan bagaimana menerapkan pengetahuan.
Pengetahuan merupakan suatu atribut individual dan kolektif dari perusahaan. Pengetahuan bersifat kognitif, bahkan psikologis, kejadian yang berlangsung di dalam kepala orang-orang. Pengetahuan juga disimpan dalam perpustakaan dan catatan, dibagikan dalam perkuliahan, dan disimpan oleh perusahaan dalam bentuk pemrosesan bisnis dan kecakapan karyawan. Pengetahuan yang berada dalam pikiran karyawan yang belum didokumentasikan disebut dengan pengetahuan tersirat (tacit knowledge). Sedangkan pengetahuan yang telah didokumentasikan dinamakan pengetahuan eksplisit (explicit knowledge).
Pengetahuan dapat tersimpan dalam surel, pesan suara, grafik, dan dokumen-dokumen terstruktur lainnya. Pengetahuan pada umumnya diyakini memiliki sebuah lokasi, baik dalam pikiran manusia atau dalam proses bisnis tertentu. Pengetahuan melekat dan tidak dapat diterapkan secara universal atau dipindahkan dengan mudah. Pengetahuan dianggap lebih bersifat situasional dan kontekstual.
Dimensi pengetahuan yang penting, di antaranya yaitu :
- Pengetahuan merupakan aset perusahaan
- Pengetahuan memiliki bentuk yang berbeda
- Pengetahuan memiliki suatu lokasi
- Pengetahuan dapat berubah (bersifat situasional)
Dapat kita lihat bahwa pengetahuan adalah aset perusahaan dalam bentuk yang berbeda dari aset lainnya. Pengetahuan merupakan fenomena yang rumit, dan ada banyak aspek dalam proses-proses manajemen pengetahuan. Kita dapat menyadari juga bahwa kompetensi inti berbasis pengetahuan dari perusahaan adalah aset organisasional yang sangat penting. Mengetahui bagaimana melakukan sesuatu secara efektif dan efisien dengan cara yang tidak bisa ditiru perusahaan lain dapat menjadi sumber keuntungan yang utama, juga merupakan keunggulan yang tidak dapat dibeli oleh pesaing lainnya di pasar.
Organisasi menciptakan dan mengumpulkan pengetahuan dengan menggunakan berbagai macam mekanisme pembelajaran organisasional. Melalui pengumpulan data, pengukuran yang teliti atas efektivitas yang direncanakan, uji coba, dan umpan balik dari pelanggan, serta lingkungan pada umumnya, maka organisasi akan memperoleh pengalaman. Organisasi yang belajar untuk menyesuaikan perilaku mereka mencerminkan pembelajaran tersebut dengan menciptakan proses bisnis yang baru dan dengan mengubah pola dalam pengambilan keputusan manajemen. Proses perubahan ini disebut pembelajaran organisasional (organizational learning). Organisasi yang dapat merasakan dan memberikan tanggapan terhadap lingkungan mereka secara cepat, maka akan bertahan hidup lebih lama daripada organisasi yang memiliki mekanisme pembelajaran yang kurang baik.
Manajemen pengetahuan mengacu pada serangkaian proses bisnis yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, menyimpan, memindahkan, dan menerapkannya. Manajemen pengetahuan akan meningkatkan kemampuan dari organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan untuk memadukan pengetahuan ke dalam proses bisnisnya.
Organisasi dapat memperoleh pengetahuan dengan berbagai cara, bergantung pada tipe dari pengetahuan yang dicari. Sistem manajemen pengetahuan yang pertama berupaya untuk membangun gudang dokumen perusahaan, laporan, presentasi, dan praktik pelaksanaan yang terbaik. Upaya ini telah diperluas hingga mencakup dokumen-dokumen yang tidak terstruktur. Organisasi dapat memperoleh pengetahuan dengan mengembangkan jaringan ahli secara online, sehingga para karyawan dapat menemukan ahli dalam perusahaan yang merupakan pribadi yang memiliki pengetahuan yang luas.
Perusahaan dapat menciptakan suatu pengetahuan yang baru dengan menemukan pola dalam data korporat atau dengan menggunakan sentra kerja pengetahuan di mana para ahli dapat menemukan pengetahuan yang baru. Sistem pengetahuan yang koheren (jelas) dan terorganisasi juga memerlukan data yang sistematis dari sistem pemrosesan transaksi perusahaan yang dapat menelusuri penjualan, pembayaran, persediaan, pelanggan, dan data penting lainnya, demikian pula halnya dengan data dari sumber eksternal.
Setelah berbagai dokumen, pola, dan aturan pakar terkumpul, data tersebut harus tersebut harus disimpan sehingga dapat diambil kembali dan digunakan oleh organisasi. Penyimpanan pengetahuan pada umumnya melibatkan penciptaan suatu database. Sistem manajemen dokumen yang dibuat dalam bentuk digital, indeks, dan memberikan label pada dokumen yang disesuaikan dengan kerangka kerja yang jelas merupakan database yang besar. Manajemen harus mendukung pengembangan sistem penyimpanan pengetahuan, dan pengembangan skema yang dapat digunakan di seluruh organisasi perusahaan dalam membuat indeks dokumen.
Kesimpulan :
- Manajemen harus mendukung pengembangan sistem penyimpanan pengetahuan, dan pengembangan skema yang dapat digunakan di seluruh organisasi perusahaan.
- Tanpa memperhatikan apakah tipe dari sistem manajemen pengetahuan yang dilibatkan, pengetahuan yang tidak dibagikan dan diterapkan dalam permasalahan praktis yang dihadapi oleh perusahaan tidak akan menambah nilai dari bisnis.
- Untuk memberikan tingkat pengembalian atas investasi, maka pengetahuan organisasional harus menjadi suatu bagian yang sistematis dari pengambilan keputusan.
Referensi :
[1] Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon, Management Information Systems – Managing the Digital Firms, 13rd ed., Pearson Education, Inc., New Jersey, 2014.
[2] Muslim, Buhori, Pengantar Teknologi Informasi, Deepublish Publisher, Yogyakarta, 2017.
[3] Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 7th Edition, Project Management Institute, Inc. Pennsylvania, 2021.
[4] Tantra, Rudi, Manajemen Proyek Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2012.
Loading...