Tips dan Trik Menganalisa Kerangka Acuan Kerja (Part 1)

Apa itu Kerangka Acuan Kerja (KAK)? KAK atau dalam bahasa Inggris Term of Reference (TOR) adalah sebuah dokumen yang dipersiapkan oleh pihak yang ingin melakukan suatu kegiatan / pekerjaan terkait Swakelola, Pengadaan Barang, Pengadaan Jasa Konstruksi, Pengadaan Jasa Konsultasi hingga Pengadaan Jasa Lainnya yang dilakukan dalam waktu tertentu dan dengan lingkup pekerjaan yang sudah ditentukan oleh para pihak. Pembuatan Kerangka Acuan Kerja ini merupakan langkah konkrit yang perlu dilakukan oleh Lembaga/ Perusahaan yang ingin memulai proses Pengadaan Barang dan Jasa.

Sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, proses Pengadaan Barang dan Jasa harus memenuhi prinsip-prinsip dasar seperti Efisien, Efektif, Transparan, Terbuka, Bersaing, Adil/Tidak Diskriminatif dan Akuntabel. Dengan menganut prinsip-prinsip tersebut diharapkan Lembaga/Perusahaan akan mendapatkan Penyedia Barang dan Jasa terbaik yang sesuai dengan ekspektasi dan harapan bersama.

Dalam proses membuat Kerangka Acuan Kerja, dapat dilakukan oleh Perangkat Daerah (untuk Pemerintah Daerah) atau Bagian Teknologi Informasi (untuk Pemerintah/Lembaga/ Kementerian) serta dapat dibuat oleh Bagian Bisnis/Corporate Development (untuk Perusahaan Swasta/lainnya). Untuk Kerangka Acuan Kerja sendiri pada umumnya terdiri dari beberapa informasi sebagai berikut:

1. Latar Belakang Kegiatan/Pekerjaan, berisi latar belakang terjadinya proses kegiatan/pekerjaan berlangsung.
2. Tujuan Kegiatan/Pekerjaan, berisi tujuan yang ingin dicapai dengan adanya kegiatan/pekerjaan ini.
3. Lingkup Kegiatan/Pekerjaan, berisi informasi ruang lingkup kegiatan/pekerjaan yang akan dilakukan oleh Penyedia Jasa.
4. Desain/Mockup Kegiatan/Pekerjaan, berisi desain awal rencana kegiatan/pekerjaan yang akan dilakukan.
5. Spesifikasi Teknis Penyedia, berisi spesifikasi teknis dari perangkat kegiatan/pekerjaan yang akan digunakan.
6. Kualifikasi Penyedia Jasa, berisi informasi syarat umum dan syarat khusus bagi Penyedia yang ingin mengikuti Proses Pengadaan Barang dan Jasa yang berlangsung.
7. Perkiraan Biaya, Sumber Dana, dan Cara Pembayaran, berisi informasi terkait Harga Perkiraan Sendiri, Sumber Dana yang digunakan apakah APBN/APBD/ dana hibah serta metode Cara Pembayaran dilakukan berapa tahap/termin.

Dari beberapa informasi yang disampaikan pada Kerangka Acuan Kerja tersebut, dapat kita lakukan Analisa Kebutuhan dari Kegiatan/Pekerjaan yang akan dilakukan. Dan bagi Penyedia Jasa dapat membuat Checklist Kelengkapan apakah dari KAK tersebut sudah Comply dengan Teknologi yang dimiliki oleh Penyedia Jasa. Apakah dari sisi Administrasi sudah memenuhi semua syarat, atau ada hal-hal lain yang perlu dilengkapi terlebih dahulu. Kemudian dari sisi kesiapan perangkat Hardware apakah dapat dipenuhi untuk jangka waktu project atau tidak.

Analisa Kerangka Acuan Kerja juga dapat diterapkan dengan Metode 5 W 1 H, kita perlu mendefinisikan What, Why, Who, When, Where dan How dengan persepsi dan asumsi awal kita.

Untuk Tips dan Trik Menganalisa Kerangka Acuan Kerja berdasarkan pengalaman penulis sebagai pembuat dokumen KAK, lebih lanjut akan dibahas pada bagian kedua (Part 2) dari artikel ini.

Referensi

(1)          https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/41063/perpres-no-54-tahun-2010

(2)         https://www.bphn.go.id/data/documents/10pr054.pdf

(3)          https://www.pengadaanbarang.co.id/2018/09/contoh-kerangka-acuan-kerja-kak-untuk-semua-jenis-pekerjaan.html