Suatu proyek akan menghasilkan deliverables seperti yang telah dicantumkan dalam Project Charter yang harus memenuhi kriteria kualitas yang diharapkan oleh para pemangku kepentingan. Selain dari sisi deliverables, kualitas juga diharapkan dalam proses pelaksanaan proyek, di mana batasan-batasan harus dijaga sehingga semuanya tetap mengikuti perencanaan proyek yang telah disusun. Oleh karena itu, rencana kualitas tidak hanya menyoroti pendekatan yang digunakan agar kualitas deliverables dapat dicapai, tetapi juga proses manajemen proyek lainnya.
Suatu aktivitas yang bisa memenuhi persyaratan atau kebutuhan merupakan pemenuhan dari persyaratan kualitas (mutu). Definisi tersebut memungkinkan kita untuk mengukurnya. Setiap orang harus mengartikan mutu dengan cara yang sama yaitu melalui suatu kebiasaan. Total Quality Management (TQM) adalah suatu proses terkendali yang melibatkan orang, sistem, dan alat-alat atau teknik-teknik pendukung. Jadi TQM merupakan suatu agen perubahan yang menyiapkan suatu instansi untuk berorientasi kepada pelanggan.
Faktor-faktor kunci pada modern quality management yaitu :
- Customer Satisfaction
- Prevention over Inspection
- Continuous Improvement
- Managing Responsibility
Tujuan mendasar TQM adalah untuk menjamin setiap orang menyadari bahwa mereka berada dalam suatu hubungan pelanggan dan pemasok. Pelanggan yang harus dilayani yaitu pelanggan dari proses mereka. Oleh karena itu budaya mutu perlu dijalankan setiap saat dalam instansi melalui suatu kebiasaan dengan mengacu pada standar yang telah ditentukan oleh Project Management Office (PMO) sebagai agen perubahan.
Pengendalian mutu merupakan salah satu tolak ukur kinerja proyek yang sangat mempengaruhi hasil akhir dari tujuan dan sasaran proyek. Mutu, sebagai acuan bagi kepuasan pelanggan, sebaiknya diperlakukan dan dikendalikan dengan standar dan yang telah teruji sebelumnya. Untuk menuju ke arah pengendalian tersebut, maka perlu dilakukan Quality Implementation.
Quality Implementation adalah prinsip-prinsip untuk menciptakan tindakan yang berkualitas menjadi budaya dalam organisasi (proyek). Karena untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan besar proyek, diperlukan tindakan nyata. Tidak hanya sekedar tindakan biasa dan seadanya, tetapi “tindakan yang berkualitas” dari seluruh individu di dalam tim proyek. Quality Implementation bersifat universal karena dapat diterapkan di berbagai tempat dan untuk beberapa aspek. Implementasi prinsip ini bisa diterapkan terhadap organisasi (proyek) karena memiliki penanggung jawab (pemimpin/manajer proyek), memiliki anggota, dan ada tujuannya.
PMO harus menetapkan arah yang ingin dituju dan menyiapkan proses TQM atau sarana yang akan membawa setiap anggota proyek ke arah yang akan dicapai. Tugas manajer proyek dalam melakukan tindakan-tindakan yang dibutuhkan agar perubahan dapat terjadi yaitu aspek yang berkaitan dengan suatu perubahan mendasar dalam perilaku.
Aspek lain yaitu peran manajer proyek dalam pengembangan unsur-unsur sistematis dalam proses TQM. Unsur-unsur tersebut termasuk struktur organisasi, sistem dan peralatan yang akan membantu dalam upaya mencapai kemajuan, dan pendidikan bagi setiap orang dalam PMO.
Dengan menerapkan pengendalian tingkat tinggi terhadap proyek, maka manajer proyek akan mampu menunjukkan risiko yang potensial secara dini sehingga manajer proyek mampu melakukan sesuatu untuk menghadapinya. Mengendalikan sebuah proyek itu hampir sama dengan mengidentifikasi atau mengenali masalah-masalah, mengerjakan apa yang harus dikerjakan untuk memperbaikinya, dan kemudian melaksanakannya.
Hal yang sangat penting adalah bahwa pengendalian harus dilihat oleh tim proyek dari sudut pandang yang positif. Oleh karena itu pengendalian haruslah dilukiskan sebagai suatu proses yang dirancang untuk membantu anggota proyek pada pekerjaan mereka. Untuk memberikan mekanisme agar mereka dapat mengurangi masalah-masalah yang mereka alami, maka solusi-solusi pun dapat dicari dan dilaksanakan.
Referensi :
[1] Brown, Mark, Successful Project Management in a Week, Hodder & Stoughton, England, 1991,
[2] MacDonald, John, Understanding Total Quality Management in a Week, Hodder & Stoughton, England, 1993.
[3] Project Management Institue, A Guide to the Project Management Body of Knowledge 7th Edition, Project Management Institute, Inc. Pennsilvania, 2021.
[4] Tantra, Rudy, Manajemen Proyek Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta, Indonesia, 2012.
[5] Wu, Kevin, Quality Implementation, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, Indonesia, 2012.
Loading...