Enam Langkah dan Prinsip Tao pada Manajemen Perubahan

Perubahan bisa didefinisikan sebagai “jendela yang memberikan jalan kepada masa depan untuk mendatangi Anda”. Masa depan tersebut akan Anda datangi dengan apa yang telah dimiliki dan persiapkan, atau justru masa depan tersebut akan datang dengan berbagai bentuk dan kemungkinan yang di luar dugaan.

Kita bisa mengidentifikasi beberapa perubahan yang telah terjadi di dunia bisnis, misalnya :

1. Berubahnya lingkungan dunia bisnis secara cepat yang dulu hanya mencakup lingkup lokal, kini global. Dari yang dulu persaingan hanya bersifat lokal, kini bersifat global, dan seterusnya. “it is not the big eats the small, but the fast that eats eats the slow”, hal ini menunjukkan betapa perubahan terjadi begitu cepatnya.
2. Globalisasi di berbagai kegiatan ekonomi dunia, teknologi, dan inovasi.
3. Perubahan paradigma bisnis dari berbasis produk (product or supply-driven company) menjadi berbasis pelanggan (customer-driven company).

Dalam menghadapi perubahan, satu-satunya jalan agar bisa menghadapi perubahan yang terjadi adalah dengan menempatkan perubahan sebagai tema, yang memberikan perusahaan peluang untuk tumbuh dan berkembang. Perubahan dapat dikategorikan menjadi dua jenis :

1. Perubahan yang bersifat fluktuatif dan tidak menentu (volatile).
2. Perubahan yang bersifat chaotic atau mengejutkan dan tidak dapat diprediksi.

Agar perusahaan bisa menghadapi perubahan ini, maka hal yang perlu dilakukan adalah bagaimana perubahan tersebut dibaca kecenderungannya (trend), lalu meminimalkan risikonya dan mengubah resiko menjadi sebuah peluang untuk melakukan perubahan.

Ada enam langkah yang perlu dilakukan dalam manajemen perubahan, yaitu :

1. Envisioning. Memberikan inspirasi dan ide mengenai perubahan, termasuk di dalamnya mengenai dampaknya terhadap masa depan perusahaan dan pentingnya untuk berubah.
2. Activating. Proses sosialisasi dari inspirasi dan ide mengenai perubahan yang harus dilakukan, sehingga perusahaan menyadari penuh perlunya perubahan dilakukan untuk memastikan masa depan perusahaan.
3. Supporting. Melakukan identifikasi akan berbagai sumber daya – 5M (Man, Machine, Material, Method, Money) yang diperlukan untuk perubahan yang akan dilakukan dalam manajemen perusahaan.
4. Installing. Setelah ide dan rencana perubahan diidentifikasi, maka langkah berikutnya adalah pengambilan keputusan mengenai perubahan yang akan dilakukan, dan kemudian disosialisasikan untuk dijalankan di perusahaan.
5. Ensuring. Setelah rencana disosialisasikan, langkah berikutnya adalah memastikan bahwa seluruh kegiatan atau rencana berjalan dengan
6. Recognizing. Melakukan identifikasi hal-hal yang belum tercapai oleh Perusahaan sehubungan dengan perubahan yang terjadi.
7. 

Berdasarkan gambar di atas, garis yang menghubungkan dari satu langkah ke langkah berikutnya terlihat tidak hanya bersifat sequence, namun terhubung juga ke seluruh bagian dari setiap langkahnya. Hal ini menunjukkan bahwa salah satu kunci dalam manajemen perubahan adalah fleksibilitas dalam proses pengelolaannya, juga  dengan sifat adaptabilitas dan dinamis yang harus dilakukan  dalam manajemen perubahan terkait dengan perubahan yang terjadi setiap saat secara cepat dan dinamis.

Prinsip Tao dalam manajemen perubahan.

Selain enam langkah tersebut, prinsip Tao juga memberikan filosofi mengenai perlunya manajemen perubahan dilakukan, yaitu :

1. Sisi Yin (sisi pasif / penerimaan). Prinsip dasar Yin dalam manajemen perubahan adalah kemampuan perusahaan untuk menerima terjadinya perubahan melalui proses adaptasi, sehingga perusahaan perlu memiliki kemampuan untuk beradaptasi (adaption to change). Berbagai cara untuk beradaptasi adalah :

• Mendengarkan secara efektif berbagai masukan perubahan.
• Melakukan antisipasi terhadap perubahan.
• Membangun organisasi yang mampu beradaptasi.

2. Sisi Yang (sisi aktif / agresif). Prinsip dasar Yang dalam manajemen perubahan adalah kemampuan perusahaan untuk melakukan perubahan (creating the change) sehingga perusahaan tidak menjadi obyek dalam perubahan, tetapi menjadi subyek yang akan mengendalikan perubahan. Beberapa faktor yang harus dimiliki perusahaan agar dapat melakukan perubahan adalah :

• Berpikir di luar kebiasaan (thinking outside the box).
• Mempengaruhi orang-orang mengenai perubahan.
• Membangun pola kepemimpinan yang berbasis entrepreneurship.
• Melakukan perubahan yang radikal.

Kendala dalam menjalankan perubahan.

Meskipun manajemen perubahan membantu perusahaan untuk melakukan kegiatan dengan berorientasi pada perubahan, pada praktiknya, ada kendala dalam menjalankan manajemen perubahan, yaitu :

1. Faktor manusia. Lemahnya atau tidak adanya kepemimpinan yang mampu membawa seluruh anggota kepada perubahan atau juga karena krisis kepemimpinan dalam perusahaan. Faktor psikologis dari anggota perusahaan yang merasa “tidak dilibatkan” juga dapat menjadi faktor penghambat berjalannya manajemen perusahaan secara efektif.
2. Faktor organisasi. Struktur organisasi yang sangat hirarkis dan birokrasi yang kaku akan menjadi faktor dalam mengimplementasikan manajemen perubahan. Selain itu, faktor psikologis “merasa puas” juga akan menghambat perusahaan yang telah sukses untuk melakukan manajemen perubahan.
3. Perubahan dalam keputusan.

• Incremental changes

Merupakan dampak perubahan keputusan yang dapat diperkirakan atau ditaksir berapa persentase perubahan yang akan terjadinya kedepannya tentu berdasarkan data yang terjadi pada masa lalu.

• Turbulence change

Merupakan pengambilan keputusan dalam kondisi perubahan yang sulit untuk diperkirakan. Misalnya bencana alam, perubahan kondisi politik, dan sebagainya. Walaupun data tersebut ada, namun kejadian seperti itu belum tentu memiliki kesamaan kondisi dan situasi seperti sebelumnya.

Kesimpulan

Manajemen perubahan merupakan salah satu isu penting dalam peningkatan produktivitas, terutama yang terkait dengan antisipasi Perusahaan dalam menghadapi berbagai perubahan dalam lingkungan dunia bisnis.

Referensi

[1] Fahmi, Irham, 2014, Manajemen – Teori, Kasus, dan Solusi, Penerbit Alfabeta, Bandung.

[2] Project Management Institute, 2021, A Guide to the Project Management Body of Knowledge 7th Edition, Project Management Institute, Inc. Pennsylvania.

[3] Sule, Ernie Tisnawati dan Kurniawan Saefullah, 2019, Pengantar Manajemen, Prenadamedia Group, Jakarta.