Komunikasi – Kunci Kepemimpinan (Bagian 2)

Bagaimana Saya Mengatakannya?

Komunikasi memegang peranan penting dalam kaitannya dengan pembentukan karyawan. Dalam fenomena ini, karyawan terlibat dalam kegiatan komunikasi di tempat kerja, sehingga dapat saling “berdekatan” dalam suatu komunitas kerja. Seperti yang dikatakan oleh Tannen (1996) bahwa kita perlu saling berdekatan agar merasa berada dalam suatu komunitas.

Wilbur Schramm menyatakan bahwa komunikasi sebagai suatu proses berbagi (Sharing process). Komunikasi berasal dari Bahasa Latin communis yang berarti umum (common) atau bersama. Apabila kita berkomunikasi , sebenarnya kita sedang berusaha menumbuhkan suatu kebersamaan (commonness) dengan seseorang, yaitu kita berusaha berbagi informasi, ide, atau sikap. 

Suatu komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang berhasil melahirkan kebersamaan (commonness), kesepahaman antara sumber (source) dengan penerima (audience-receiver). Selain itu, suatu komunikasi akan efektif apabila audience menerima pesan, pengertian, dan lain-lain sama persis seperti apa yang dikehendaki oleh yang menyampaikan. Hakikat suatu komunikasi adalah usaha membuat penerima dan pemberi komunikasi memiliki pengertian yang sama terhadap pesan tertentu

Strategi komunikasi adalah menciptakan sistem manajemen kerja yang efektif dan menyenangkan, yang berakibat pada pembentukan perilaku karyawan yang kondusif, sesuai dengan misi organisasi. Untuk mengarahkan terciptanya mekanisme  kerja yang efektif, perlu dibentuk suatu sistem yang strategis, yang dapat menggerakkan setiap unsur dalam organisasi. 

Dengan penerapan prinsip saling ketergantungan di lingkungan kerja, maka akan melibatkan seluruh unsur yang berkaitan dalam organisasi, yaitu peralatan, sumber daya manusia, dan hasil yang akan dicapai. Semuanya terikat dalam suatu sistem kerja yang berkesinambungan.  

Tujuan dari manajemen komunikasi adalah mengelola kegiatan komunikasi agar dapat berlangsung dan mencapai hasilnya secara efektif. Untuk mencapai tujuan tersebut, seorang pimpinan harus menguasai keahlian dasar komunikasi yang dapat dipelajari dalam tugas atau program formal dan latihan yang berkesinambungan sehingga keahlian tersebut menjadi bagian dari modal seorang pimpinan dalam berhubungan dan mengelola orang lain.

Jika salah satu bawahan langsung kita mengalami kesulitan memenuhi standar komunikasi yang tepat di tempat kerja, pertimbangkan tips berikut:

1. Dokumentasikan

Kumpulkan contoh-contoh komunikasi tertulis atau lisan yang tidak pantas dari karyawan tersebut. Pertimbangkan apakah masalah tersebut dapat diatasi melalui pelatihan atau pendidikan, atau apakah kesulitan tersebut terkait dengan perilaku atau sikap (seperti penggunaan bahasa yang tidak pantas atau agresif).

2. Konsultasikan dengan Sumber Daya Manusia (SDM)

Bicarakan dengan SDM mengenai kekhawatiran kita dan dampak yang ditimbulkannya baik pada pelanggan internal maupun eksternal. Telusuri sumber daya apa yang bisa disediakan organisasi untuk perbaikan tersebut. 

3. Jadwalkan pertemuan pribadi

Duduk bersama dengan karyawan untuk membahas kekhawatiran  dan dampaknya. Misalnya: “Saya perhatikan banyak kesalahan ejaan dalam email kita. Saya khawatir korespondensi dengan pelanggan juga bisa memiliki kesalahan yang sama dan menciptakan kesan yang buruk.”

4. Dengarkan tanggapan dari karyawan

Dalam contoh ini, kesalahan tersebut mungkin disebabkan oleh ketidaknyamanan dengan perangkat lunak atau ketidaksamaan dengan terminologi teknis. Tanyakan di mana karyawan merasa memerlukan lebih banyak bantuan, dan tentukan cara terbaik untuk memberikan pelatihan atau dukungan yang diperlukan.

5. Lakukan tindak lanjut

Secara berkala, lakukan pertemuan dengan karyawan untuk membahas kemajuan dan area yang memerlukan perbaikan berkelanjutan. Jika harapan kinerja masih belum terpenuhi, bicarakan dengan SDM mengenai langkah selanjutnya yang tepat. Konsultasikan dengan SDM sebelum mengambil tindakan disiplin apapun.

Kesimpulan

1. Komunikasi yang efektif sangat penting bagi kepemimpinan karena memungkinkan pemimpin menyampaikan visi mereka, menginspirasi dan memotivasi tim, memberikan instruksi yang jelas, dan membangun kepercayaan di antara anggota tim. Tanpanya, para pemimpin mungkin kesulitan mencapai tujuan mereka dan menciptakan tim yang kohesif dan berkinerja tinggi.
2. Bagi para pemimpin, pendekatan peningkatan berkelanjutan terhadap pengembangan keterampilan komunikasi sangatlah penting. Menempatkan nilai pada atribut interpersonal ini juga menunjukkan pentingnya kepada tim. 
3. Kepemimpinan yang efektif bergantung pada kepercayaan. Namun hal ini tidak mungkin terjadi tanpa adanya komunikasi yang bermakna. Melalui komunikasi, kita benar-benar mengenal anggota tim: apa yang mendorong dan menggairahkan mereka—atau apa yang membuat mereka merasa khawatir, tidak dihargai, atau tidak terlibat.
4. Komunikasi secara ringkas harus memenuhi kriteria 7C yaitu: Clear (jelas), Concise (ringkas), Concrete (konkrit), Correct (benar), Coherent (runtut), Complete (lengkap), dan Courteous (santun). Meskipun ada beberapa variasi, kita dapat menggunakan 7C sebagai daftar periksa dalam pesan tertulis maupun lisan.

Referensi

[1] Abidin, Yusuf Zainal, 2015, Manajemen Komunikasi – Filosofi, Konsep, dan Aplikasi, CV Pustaka Setia, Bandung.

[2] Project Management Institute, 2021, A Guide to the Project Management Body of Knowledge 7th Edition, Project Management Institute, Inc. Pennsylvania.

[3] Suprapto, Tommy, 2009, Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi, MedPress, Yogyakarta.

[4] The Advisor, 2014, Communication – A Key to Leadership, Empathia, Inc., Waukesha County, Wisconsin, USA.