Melanjutkan pembahasan pada artikel sebelumnya yaitu Mengawal Sebuah Pra Proyek Bagian 1, dalam hal ini penulis ingin memberikan sudut pandang sebagai pegawai atau karyawan yang bekerja di sebuah perusahaan atau Lembaga dalam wujud membantu dan mengawal sebuah proyek agar proyek yang dikerjakan bisa berjalan sesuai dengan rencana dan timeline yang ditentukan. Hal ini tentunya akan membantu pihak perusahaan atau Lembaga dalam mewujudkan manajemen proyek yang sesuai dengan best practices.
Pada pembahasan awal kita fokus pada proses awal yaitu perencanaan dan penyusunan sebuah proyek, pada pembahasan kali ini kita fokus kepada proses pertengahan dan akhir yaitu implementasi proyek serta penutupan proyek. Dimana setelah kita melakukan perencanaan bersama semua stakeholder atau divisi yang terkait, kemudian melakukan proses penyusunan baik itu penyusunan anggaran dan juga penyusunan kebutuhan atau requirements. Maka kita bisa ke tahap implementasi selanjutnya dalam menjalankan sebuah proyek.
Pada tahap implementasi biasanya dari pihak vendor sudah memiliki checklist dari sisi aplikasi atau software yang akan dilakukan instalasi dan implementasi. Dari kita sebagai staf proyek ataupun PIC dapat melakukan sinkronisasi dengan vendor terkait hal-hal apa saja yang akan dijalankan pada tahap implementasi. Kita dapat merujuk pada Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term of Reference (TOR) yang sudah disusun untuk menjalankan Proof of Concept (PoC) terkait aplikasi yang ingin dilakukan uji coba pada sistem internal dan infrastruktur perusahaan atau Lembaga kita.
Adapun pada proses implementasi diawal tentunya kita harus memiliki jadwal implementasi / timeline dari vendor. Dimana pada timeline tersebut sudah tercantum dari proses awal sampai proses akhir, dan sebisa mungkin kita mengacu pada jadwal yang sudah ditentukan bersama antara kedua belah pihak. Kita dapat melakukan proses review pada saat proyek sudah berjalan dan memberikan saran dan masukan sesuai dengan dokumen KAK atau TOR yang sudah disepakati bersama. Adapun hal menarik yang bisa diterapkan terkait implementasi dan penutupan proyek yaitu:
- Lakukan Pengecekan Berkala dan Minta Update Progress Vendor
Sebagai staf dari sebuah proyek, kita perlu melakukan pengecekan berkala terhadap proyek yang sudah berjalan, hal ini dapat berupa meeting per 1 atau 2 minggu dengan tim vendor. Kemudian minta vendor melakukan update progress setiap minggu untuk melihat proses implementasi sudah sampai dimana, apakah sudah sesuai timeline atau belum. Jika belum kita bisa melakukan follow up dan tanyakan kepada pihak vendor kenapa belum sesuai dengan jadwal yang disepakati bersama. Jika sudah sesuai timeline maka kita bisa berikan apresiasi sederhana kepada pihak vendor atas upaya dan hasil yang diberikan.
- Memaksimalkan Proses User Acceptance Test (UAT)
Kemudian hal selanjutnya yang bisa kita lakukan adalah memaksimalkan proses UAT agar kita bisa mencoba semua fitur dan fungsi dari aplikasi. Jika ada yang tidak sesuai dengan requirement awal kita bisa tanyakan dan diskusikan apakah ada kendala teknis atau non teknis sehingga belum bisa dipenuhi. Kemudian jika sudah sesuai dengan requirement kita bisa mengoptimalkan proses testing dengan semua divisi / stakeholders untuk bisa memberikan pengalaman pengguna kepada semua divisi terkait yang akan menggunakan aplikasi tersebut agar lebih paham dalam penggunaannya. Segala bentuk bug / error yang ditemukan saat proses UAT bisa kita sampaikan kepada vendor untuk dapat diperbaiki dan diberikan solusi atas permasalahan tersebut.
- Analisa Hasil POC Review dari Vendor
Kemudian hal terakhir sebelum proses penutupan proyek adalah proses penyampaian laporan dari pihak vendor kepada perusahaan atau Lembaga terkait dengan proses implementasi sampai proses UAT. Apakah ada masalah atau kendala selama proses implementasi serta temuan temuan resiko dari hasil uji coba yang dilakukan. Jika hal-hal yang menjadi potensi resiko ataupun kendala bisa mitigasi risikonya pada penyampaian laporan POC, maka kita bisa lebih mudah untuk melanjutkan ke proses selanjutnya yaitu diskusi komersial untuk melanjutkan proyek yang sebelumnya POC menjadi Production.
Pada semua tahapan proses poin 1 sampai poin 3, kita diharapkan bisa mengawal proses tersebut agar hasil dari proyek yang dijalankan dapat sesuai harapan semua pihak dan tentunya dapat bermanfaat untuk perusahaan dan Lembaga kita untuk menunjang kegiatan operasional. Kemudian jika tidak ada halangan atau kendala administrasi, jika POC sukses maka kita bisa lanjut untuk melakukan proses integrasi atau implementasi ke tahap production dimana aplikasi sudah bisa digunakan secara real-time di dalam perusahaan atau Lembaga. Dan jika hal itu sudah berjalan, maka semua tim proyek dapat melakukan proses penutupan proyek yang biasanya dilakukan dengan makan malam bersama atau melakukan meeting bersama disertai dengan menyantap hidangan yang sudah disediakan.
Lesson Learned
Berdasarkan penjelasan pada artikel Mengawal Sebuah Proyek Bagian 1 dan Bagian 2 dapat kita Tarik kesimpulan untuk kita bisa lebih aktif dan mengawal proses proyek berjalan demi berlangsungnya kegiatan operasional yang efektif dan efisien. Dimana kita sebagai staf proyek atau tim yang terkait proyek dapat memberikan saran/masukan selama proyek berjalan untuk mendapatkan aplikasi dan hasil terbaik untuk organisasi. Kemudian pada saat penutupan proyek bisa juga diselipkan agenda untuk melakukan Retrospective (Evaluasi Internal) untuk melihat mana bagian yang sudah baik dan mana yang perlu ditingkatkan pada saat menjalankan proyek di perusahaan atau Lembaga. Jika ada rekan-rekan Agilenesia yang memiliki pendapat berbeda, silahkan disampaikan penulis tunggu di kolom komentar ya!!! Terima kasih.
Referensi
Loading...