Tips dan Trik Menganalisa Kerangka Acuan Kerja (Part 2)

Melanjutkan pembahasan sebelumnya dalam artikel berjudul Tips dan Trik Menganalisa Kerangka Acuan Kerja (KAK) Part 1, menganalisa KAK suatu proyek dapat kita lakukan dengan salah satunya menggunakan metode 5 W 1 H.

Berdasarkan pengalaman penulis sebagai pembuat dokumen KAK serta mendapatkan kesempatan untuk menerima KAK dari pihak lain, Checklist Compliment sebagai berikut dapat digunakan:

1. Pahami Latar Belakang dan Tujuan Kegiatan/Pekerjaan yang akan dilakukan, kemudian cari informasi dan referensi solusi yang pernah dilakukan terkait kebutuhan dari Lembaga/Instansi/Perusahaan tersebut. Kita dapat melihat dari Website Pengadaan Barang dan Jasa secara elektronik dari LPSE Kemenkeu / LPSE LKPP sebagai bahan referensi untuk memberikan solusi terbaik.
2. Pelajari Ruang Lingkup Kegiatan/Pekerjaan yang akan dilakukan, pastikan setiap poin yang dibahas sudah dipahami dan dapat dilakukan pada saat Project Berjalan. Jika terkait pengadaan “Hardware” pastikan ke Pihak Prinsipal barang yang ingin dibeli tersedia unitnya dan buat Komitmen Bersama dengan Prinsipal terkait Pengiriman Barang tersebut. Jika terkait pengadaan “Software” pastikan ke Tim Internal Penyedia Jasa, apakah waktu Implementasi yang diberikan cukup waktu untuk di kerjakan agar dapat sesuai dengan Target Deployment.
3. Diskusi dengan Tim UI/UX Internal kita untuk memastikan Desain/Mockup dalam Tender tersebut dapat dipenuhi. Apakah itu dengan membeli template Desain yang sudah siap atau kita membuat dan develop sendiri Desain/Mockup tersebut. Pastikan setiap detail dapat dilakukan modularisasi agar memudahkan Tim UI/UX melakukan Pemeliharaan dikemudian hari.
4. Pastikan Spesifikasi Teknis yang ada dalam KAK tersedia fisik/barang yang akan dilakukan Pembelian. Perhatikan spesifikasi detail untuk setiap perangkat, jumlah Qty yang dipesan, hingga lisensi dan garansi terhadap barang tersebut. Biasanya jika spesifikasi kurang/tidak sesuai maka dari Pihak User pasti akan menolak untuk menandatangani Berita Acara Serah Terima perangkat. Hal ini akan menyulitkan Penyedia Jasa untuk melakukan pemrosesan selanjutnya, dan jika spesifikasi lebih tinggi dari yang disebutkan, biasanya Pihak User akan dengan senang hati menerima barang tersebut. “Tentunga itu merupakan Added Value bagi User, dan mereka tidak akan mau dibebankan harga/biaya tambahan”. So, bagi Penyedia Jasa harus lebih BIJAK dalam proses ini sehingga tidak merugikan Penyedia Jasa terhadap Kegiatan/Pekerjaan yang dilakukan.
5. Untuk Tim Legal / Procurement pada Penyedia Jasa, dapat memastikan dari sisi Spesifikasi Penyedia Jasa sudah sesuai dengan Syarat dan Ketentuan dalam KAK. Baik itu Syarat & Ketentuan Umum, maupun Syarat & Ketentuan Khusus yang disebutkan dalam dokumen KAK. Tidak memenuhi 1 poin pada S&K tersebut, akan mengurangi penilaian User terhadap Penyedia Jasa. Bahkan ada pula Tim Procurement di sisi User yang “saklek” tidak akan melanjutkan ke Proses selanjutnya jika ada Dokumen/Syarat yang kurang/tidak lengkap. Disini dibutuhkan Kerjasama semua Tim untuk pemenuhan Kualifikasi tersebut.
6. Pastikan dari Perkiraan Biaya yang disebutkan dalam KAK dapat memberikan Keuntungan/Revenue dari sisi Bisnis kepada Penyedia Jasa. Jangan sampai hanya gara-gara ingin mendapatkan Portfolio Project, Penyedia Jasa mengorbankan dana pribadi perusahaan untuk menutupi kekurangan. Jika hal itu dilakukan tentunya akan merugikan Penyedia Jasa itu sendiri, baik dari Tim Project hingga ke Level Management. Pastikan HPS yang diberikan sesuai dengan Kemampuan Finansial Perusahaan, pastikan cara pembayaran juga dapat dilakukan dengan Termin yang sesuai kondisi Perusahaan.
7. Kumpulkan Pertanyaan/Konfirmasi jika ada yang kurang jelas dari Penjelasan yang ada di KAK pada saat Aanwijzing. Penyedia Jasa berhak mendapatkan informasi sejelas-jelasnya dan selengkap-lengkapnya terkait Pasal-Pasal yang ada dalam KAK sebagai bentuk Keterbukaan Informasi. Jika ada pasal karet atau pasal yang Janggal, kita dapat bertanya dan mengklarifikasi pada saat Aanwijzing tersebut. Kemudian pastikan kita mengikuti Setiap Tahapan Proses yang dilakukan pada Website Penyedia Jasa Pengadaan seperti LPSE Kemenkeu atau LPSE LKPP atau LPSE tiap Instansi/Lembaga/Kementerian pada saat mengikuti proses Pengadaan Barang dan Jasa.

Dengan kita mengikuti setiap prosedur dengan benar, kemudian informasi dari Pihak User diberikan secara jelas, kita dapat kesempatan yang sama dengan Penyedia Jasa lainnya untuk memenangkan Tender/Project yang dilelangkan. Terkadang dari Pihak User juga sudah “meminta penawaran harga” kepada Penyedia Jasa yang sebelumnya pernah ikut Tender di Lembaga/Instansi tersebut. Baik itu penyedia jasa yang gagal/ diskualifikasi sampai yang memenangkan tender akan dimintai Surat Penawaran Harga terkait Tender/ Lelang yang dilakukan sebagai bentuk informasi awal untuk Pihak User menentukan Harga Perkiraan Sendiri yang mereka buat untuk memulai Tender.

Dan yang terakhir, yakin dan berdoalah jika memang kita sebagai Penyedia Jasa kompeten terkait Pekerjaan/Kegiatan tersebut dan mengikuti Prosedur Pengadaan yang dijalankan dengan harapan kita dapat memenangkan tender. Kita bisa ikut berkontribusi dalam membangun jaringan bisnis dan portfolio perusahaan kita pada Lembaga/Instansi yang membutuhkan Jasa atau Barang yang kita berikan. Dan tentunya kita harus menjalin Kerjasama dan komunikasi yang baik dengan Penyedia Jasa lainnya serta dengan Pihak User untuk memantain hubungan yang sudah terjalin satu sama lainnya. Terima kasih.

Referensi

(1)      https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/41063/perpres-no-54-tahun-2010

(2)       https://www.bphn.go.id/data/documents/10pr054.pdf

(3)       https://www.pengadaanbarang.co.id/2018/09/contoh-kerangka-acuan-kerja-kak-untuk-semua-jenis-pekerjaan.html