Scrum – Pemantauan dan Adaptasi

Scrum merupakan kerangka kerja yang digunakan untuk menjawab persoalan adaptif kompleks, sekaligus memupuk kreativitas dan produktivitas dalam rangka menghasilkan produk bernilai tambah setinggi mungkin. Scrum berlandaskan pada teori kontrol proses empiris yang menekankan bahwa ilmu pengetahuan berasal dari pengalaman dan pembuatan keputusan berdasarkan pengetahuan tersebut.

Di samping itu, Scrum menekankan pendekatan inkremental yang berulang untuk mengoptimalkan produktivitas dan mengontrol risiko. Inkremen adalah jumlah semua butir backlog produk yang diselesaikan pada satu sprint dan total nilai tambah dari semua inkremen yang diselesaikan pada sprint terdahulu. Pada akhir sprint, inkremen baru harus “selesai”, yaitu harus bisa digunakan dan memenuhi definisi “selesai” yang ditetapkan tim.

Tiga pilar yang mendukung penerapan kontrol proses empiris adalah transparansi, pemantauan, dan adaptasi. Kita akan bahas tentang pilar pemantauan dan adaptasi. Scrum mensyaratkan empat kegiatan untuk pemantauan dan adaptasi, yaitu :

1. Perencanaan sprint
2. Pertemuan harian
3. Ulasan sprint
4. Refleksi sprint

1. Perencanaan sprint

Pekerjaan yang akan dilaksanakan pada sprint disiapkan melalui perencanaan sprint. Rencana tersebut disusun seluruh Tim Scrum secara kolaboratif. Perencanaan sprint dipatok maksimal 8 jam untuk sprint berdurasi 1 bulan. Untuk sprint yang lebih pendek, perencanaan sprint bisa lebih singkat lagi.

Hal yang harus dijawab dalam perencanaan sprint yaitu :

1. Apa yang bisa diselesaikan pada sprint mendatang ?
2. Bagaimana cara mengerjakannya ?

Target sprint

Merupakan tujuan yang dipatok untuk sebuah sprint. Target sprint memandu pekerjaan tim pengembang dalam sprint tersebut, sekaligus memberi tim fleksibilitas dalam bekerja. Target sprint dicapai dengan cara menyelesaikan butir-butir tertentu  dalam backlog produk, yang secara kolektif menghasilkan satu kesatuan utuh, bisa berupa sebuah fungsi atau sekelompok aktivitas yang ideal dilaksanakan bersama-sama.

Dalam bekerja, tim pengembang senantiasa berpatokan pada target sprint. Untuk memenuhi target sprint, tim pengembang menggarap butir-butir tugas yang telah ditentukan sampai “selesai”. Jika pekerjaan yang dibutuhkan ternyata lain dengan yang diperkirakan di awal, tim pengembang berkolaborasi dengan pemilik produk untuk merundingkan cakupan backlog sprint tersebut.

2. Pertemuan harian

Merupakan kegiatan berdurasi maksimal 15 menit bagi tim pengembang untuk melakukan sinkronisasi aktivitas dan menyususn rencana dalam 24 jam ke depan. Hal ini dilakukan dengan cara memantau pekerjaan yang sudah dilakukan sejak pertemuan harian terakhir dan memperkirakan apa saja yang bisa dikerjakan sampai pertemuan harian berikutnya.

Untuk mengurangi kompleksitas, pertemuan harian diselenggarakan pada waktu dan tempat yang sama setiap hari. Pada pertemuan tersebut, para anggota tim pengembang menjelaskan tentang :

1. Apa yang telah dilakukan kemarin yang turut membantu tim pengembang mencapai target sprint ?
2. Apa yang akan dilakukan hari ini yang dapat turut membantu tim pengembang mencapai target sprint ?
3. Adakah kendala yang menghambat tim pengembang untuk mencapai target sprint ?

3. Ulasan sprint atau demo sprint

Merupakan rapat yang menjadi sarana bagi tim untuk menunjukkan capaian mereka pada satu sprint. Diselenggarakan pada akhir sprint untuk memeriksa produk jadi inkremental dan menyesuaikan backlog produk jika perlu. Saat ulasan sprint, Tim Scrum dan para pemangku kepentingan merembukkan pekerjaan yang sudah dilaksanakan. Berdasarkan hasil urun rembuk dan perubahan pada backlog produk sepanjang sprint tersebut, para pemangku kepentingan bertukar pendapat tentang apa saja yang bisa dikerjakan untuk mengoptimalkan nilai tambah. Pertemuan ini bersifat informal, bukan rapat pelaporan status yang resmi. Sedangkan produk jadi inkremental ditunjukkan dalam rangka menjaring umpan balik dan memicu kolaborasi.

4. Refleksi sprint

Merupakan kesempatan bagi Tim Scrum untuk melakukan introspeksi dan menyusun rencana baru dalam rangka memperbaiki proses untuk diterapkan pada sprint berikutnya. Refleksi sprint dilakukan sesudah ulasan sprint dan sebelum perencanaan sprint yang berikutnya. Refleksi sprint berlangsung maksimal 3 jam untuk sprint 1 bulanan. Untuk sprint berdurasi lebih pendek, refleksi sprint biasanya lebih singkat.

Tujuan refleksi sprint :

1. Memantau orang-orang, hubungan, proses, dan perangkat yang terlibat pada sprint
2. Mengidentifikasi dan mengurutkan butir-butir penting yang pengerjaannya mulus, serta mengusulkan perbaikan potensial bagi proses.
3. Menyusun rencana untuk mengimplementasikan perbaikan dalam cara kerja Tim Scrum.

Kesimpulan

1. Sesekali, kita harus berhenti melakukan pekerjaan untuk mengulas apa saja yang sudah kita lakukan dan mencari tahu apakah pekerjaan itu masih perlu kita lakukan dan bagaimana caranya supaya kita bisa mengerjakannya lebih baik.
2. Scrum bisa membantu akselerasi segala aktivitas. Scrum bisa diterapkan untuk proyek atau persoalan apapun dalam rangka memperbaiki kinerja dan hasil. Manfaat scrum yaitu bisa membantu untuk memasang target dan secara sistematis, selangkah demi selangkah, memandu kita dalam meraih target Yang lebih penting lagi, Scrum mengidentifikasikan apa saja yang menghambat perjalanan kita untuk mencapai tujuan tersebut.

Referensi

[1] Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge 7th Edition, Project Management Institute, Inc. Pennsylvania, 2021.

[2] Sarosa, Samiaji, Metodologi Pengembangan Sistem Informasi, Penerbit Indeks, Jakarta, 2017.

[3] Sutherland, Jeff, Scrum : The Art of Doing Twice the Work in Half the Time, Crown Business, 2014.