Sistem merupakan sekumpulan komponen (elemen atau unsur) yang saling berkaitan sehingga (dapat) mempengaruhi (sesuai dengan fungsi masing-masing) satu sama lainnya dengan urutan / prosedur tertentu dalam mencapai suatu tujuan (atau menghasilkan suatu output). Sedangkan sistem informasi mencakup sejumlah komponen sumber daya 5M (Manpower, Machine, Material, Method, Money), terdapat sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan tertentu.
Analisis kebutuhan sistem merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menjabarkan kebutuhan pengguna terkait sistem informasi yang akan dibangun atau dikembangkan. Ada beberapa metode yang bisa digunakan untuk melakukan analisis, misalnya : SWOT Analysis, Business Process Re-engineering (BPR), dan PIECES Framework.
- SWOT Analysis
Merupakan metode analisis perencanaan strategis yang digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi lingkungan perusahaan baik eksternal dan internal untuk suatu tujuan bisnis tertentu. SWOT adalah singkatan dari Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman). SWOT ini dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dan non profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih komprehensif.
- Business Process Re-engineering (BPR)
Merupakan pemikiran kembali secara fundamental dan perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia. BPR menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya.
- PIECES Framework
Merupakan kerangka yang dipakai untuk mengklasifikasikan suatu permasalahan, opportunities dan directives yang terdapat pada bagian scope definition analisis dan perancangan sistem. Kerangka ini dapat digunakan untuk menghasilkan hal-hal baru yang dapat menjadi pertimbangan dalam pengembangan sistem informasi. PIECES Framework terdiri dari enam dimensi yaitu Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, dan Service.
Dari metode-metode analisis tersebut, maka pada tulisan ini akan dibahas tentang PIECES Framework, sebagai berikut :
A. Performance
Fokus pada bagaimana sistem informasi dapat meningkatkan kinerja organisasi dan mencapai tujuan bisnis. Hal ini mencakup kemampuan sistem untuk memfasilitasi proses bisnis, meningkatkan produktivitas, meningkatkan kualitas layanan, dan memberikan keunggulan kompetitif.
Kinerja merupakan suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Indikator dari performance ini adalah throughput, response time, audibility, kelaziman komunikasi, kelengkapan, konsistensi dan toleransi kesalahan.
B. Information
Merupakan kemampuan sistem dalam memberikan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. Indikator dari information adalah accuracy, relevansi informasi, penyajian informasi dan fleksibilitas data.
Menilai bagaimana sistem informasi mengumpulkan, mengelola, dan mendistribusikan informasi di dalam organisasi. Hal Ini melibatkan pertimbangan tentang integritas, akurasi, aksesibilitas, dan relevansi data serta bagaimana informasi tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan.
Berkaitan dengan informasi, yang merupakan data yang telah diproses dan mempunyai arti serta berguna bagi pemakainya. Jadi, informasi merupakan data yang diolah dan didayagunakan. Informasi yang berkualitas mempunyai beberapa karakteristik, yaitu :
a. Relevant
Informasi harus mempunyai manfaat bagi penerima, sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
b. Complete
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, tidak meninggalkan hal-hal yang penting karena akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan dan tindakan.
c. Current
Informasi tersedia pada waktu dibutuhkan untuk membuat keputusan Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, tidak boleh terlambat (usang) karena jika digunakan untuk pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan.
d. Accurate
Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Juga harus memperhatikan faktor-faktor Completeness, Correctness, dan Security.
e. Economical
Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
C. Economic
Merupakan pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi tersebut. Peningkatan terhadap kebutuhan informasi yang ekonomis dapat mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat terhadap sistem informasi. Indikator dari economic adalah reusability dan sumber daya.
D. Control
Mengacu pada kebijakan, prosedur, dan mekanisme yang diterapkan untuk mengelola, mengontrol, dan melindungi sistem informasi. Hal ini melibatkan masalah kepatuhan hukum, integritas, privasi data, kemudahan akses, keamanan informasi, dan manajemen risiko.
E. Efficiency
Dimensi ini berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasional suatu perusahaan dapat dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan. Indikator dari efisiensi adalah usability dan maintainability. Memperhatikan efisiensi operasional dan teknis sistem informasi. Hal ini melibatkan analisis kinerja, skalabilitas, kehandalan, dan penggunaan sumber daya secara efektif.
F. Service
Merupakan kemampuan dalam peningkatan layanan yang lebih baik bagi manajemen, pengguna dan bagian lainnya yang merupakan simbol kualitas dari sistem. Indikator dari service adalah akurasi, reliability, dan kesederhanaan.
Setelah melakukan analisis menggunakan PIECES Framework, maka perlu dilakukan analisis sebab akibat yang dapat diinterpretasikan dalam bentuk diagram tulang ikan (fishbone diagram) yang dilakukan untuk menganalisis faktor-faktor penyebab masalah. Diagram tulang ikan merupakan salah satu alat dari seven quality tools yang dipergunakan untuk mengidentifikasikan dan menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat agar dapat menemukan akar penyebab dari suatu permasalahan yang biasanya ditinjau dari sisi komponen sumber daya 5M (Manpower, Machine, Material, Method, Money).
Kesimpulan :
- Sistem informasi dalam penerapannya akan mengalami siklus yang tidak pernah berhenti. Siklus pengembangan sistem adalah kumpulan kegiatan dari analisis, perancangan dari sistem informasi yang dilaksanakan untuk dikembangkan dan diimplementasikan.
- Dengan menggunakan PIECES Framework, organisasi dapat menganalisis sistem informasi secara komprehensif dan memahami berbagai aspek yang terlibat. Hal ini akan membantu dalam mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang berkaitan dengan sistem informasi, serta memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dalam hal pengembangan, pengelolaan, dan penerapan sistem informasi.
Referensi :
[1] Kristanto, Andri, 2018, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Penerbit Gava Media, Yogyakarta.
[2] Muslim, Buhori, 2017, Pengantar Teknologi Informasi, Penerbit Deepublish, Yogyakarta.
[3] Project Management Institute, 2021, A Guide to the Project Management Body of Knowledge 7th Edition, Project Management Institute, Inc. Pennsylvania.
[4] Setani, Lila, dan Yeni Rostiani, Tri Ratnasari, 2020, Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem Informasi Persediaan Barang Perusahaan Genral Trading (Studi Kasus PT. Amco Multitech), Politeknik Ganesha Medan, Medan.
Loading...