Kaizen, Inovasi, dan Pengendalian Mutu

Istilah Kaizen diambil dari bahasa Jepang. Dalam bahasa Jepang, Kaizen dapat diartikan sebagai untuk perbaikan, perubahan menjadi lebih baik, atau perbaikan berkelanjutan. Kaizen telah terkenal menjadi filosofi strategi bisnis untuk membuat perubahan kecil, tetapi terus-menerus menjadi lebih baik dalam operasi perusahaan. Perubahan ini dapat berkisar dari langkah-langkah manufaktur hingga produktivitas, inventaris, atau masalah kontrol kualitas.

Dalam menerapkan Kaizen di tempat kerja, anggota organisasi di dalam perusahaan harus bekerja sama dalam mematuhi minimal tiga hal, sebagai berikut:

1. Pemeliharaan Tempat Kerja (5S)

Dalam bahasa Jepang disebut sebagai 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke) atau disebut juga 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin). Inti dari 5R, karyawan mengikuti semua aturan yang disepakati dan ditetapkan pada tiap langkah 5R. Saat mencapai langkah rajin, mereka telah cukup terbekali untuk mengikuti dan mematuhi berbagai aturan lain dalam pekerjaan mereka.

2. Menghilangkan Pemborosan

Kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah adalah pemborosan. Sumber Daya Manusia di tempat kerja memiliki dua kemungkinan yaitu apakah ia memberikan nilai tambah atau tidak memberikan nilai tambah. Hal ini juga berlaku bagi sumber daya perusahaan lainnya. Kaizen lebih menekankan menghilangkan pemborosan daripada menambah investasi bisnis.

3. Standardisasi

Kemajuan yang diraih bukanlah hasil satu lompatan besar ke depan, tetapi diraih karena perubahan kecil tanpa henti yang berhubungan dengan produk atau jasa. Di dalam Kaizen, kesempurnaan itu tidak ada. Artinya tidak ada kemajuan sistem yang bisa memenuhi ideal, selalu saja ada ruang untuk melakukan perbaikan dengan cara menerapkan usaha yang memberi nilai tambah dan mengeliminasi usaha yang tidak memberi nilai tambah.

Kaizen merupakan alat untuk mencapai tujuan secara manusiawi, karena mengharapkan setiap orang untuk berpartisipasi di dalamnya. Kaizen berdasarkan keyakinan bahwa setiap orang dapat membantu untuk menyempurnakan tempat kerjanya, di mana ia menghabiskan sepertiga masa hidupnya.

Inti Kaizen sederhana sekali dan langsung pada sasaran. Kaizen berarti penyempurnaan berkesinambungan  yang melibatkan setiap orang baik manajer maupun karyawan. Filsafat Kaizen menganggap bahwa cara hidup kita – baik cara kerja, kehidupan sosial, maupun kehidupan rumah tangga – perlu disempurnakan setiap saat.

Apakah penyempurnaan itu? Penyempurnaan dapat dipecah menjadi Kaizen dan pembaruan (inovasi). Kaizen berarti penyempurnaan kecil yang diperoleh dari usaha yang berkesinambungan. Pembaruan melibatkan penyempurnaan drastis sebagai hasil investasi besar dengan teknologi dan peralatan baru.

Inovasi bukan lagi pilihan. Proses inovasi dibutuhkan oleh siapapun yang ingin berkembang dan menang di zaman yang berubah dengan cepat. Inovasi bukan hanya solusi bagi keberlangsungan bisnis, namun juga kehidupan masa depan. Inovasi bukan pekerjaan sembarang. Perlu strategi, proses, dan iklim yang menggerakkan. Ketika semuanya dijalankan, terbukalah jalan menuju kegemilangan. Sejatinya para inovator adalah problem solver. Keberhasilan suatu inovasi terletak pada keberhasilan innovator mengidentifikasi persoalan nyata yang dialami calon pengguna atau jasanya.

Kaizen tidak menggantikan atau menghalangi inovasi. Idealnya, inovasi harus dimulai sesudah Kaizen kehabisan tenaga dan harus meneruskan segera setelah inovasi dimulai. Kaizen dan inovasi merupakan ramuan yang tidak terpisahkan dalam kemajuan.

Strategi Kaizen berusaha untuk memberi perhatian penuh kepada proses maupun hasil. Usahanyalah yang penting jika kita berbicara tentang proses penyempurnaan. Oleh sebab itu, manajemen harus mengembangkan sebuah sistem yang memberi imbalan baik kepada usaha karyawan maupun manajer. Penghargaan pada usaha ini jangan dikacaukan dengan penghargaan pada hasil.

Introduksi strategi Kaizen memerlukan baik pendekatan dari atas ke bawah maupun dari bawah ke atas. Dalam hubungannya ini hendaknya dicatat bahwa model manajemen dari atas ke bawah biasanya memerlukan pendekatan analitikal. Maka pada tingkat bawah hirarki manajemen, karyawan maupun manajer perlu dilatih dalam menggunakan alat analitikal. Sebaliknya pada tingkat yang lebih tinggi, perencanaan desain – misalnya, penyebarluasan kebijakan, mutu, dan lain-lain lebih berguna, karena tingkatan ini lebih mementingkan penetapan sasaran dan penyebarluasan cara untuk mencapainya.

Menurut Profesor Yoshinobu Nayatani dari Universitas Komunikasi Elektronik Osaka, strategi Kaizen dan manajemen Pengendalian Mutu Terpadu menghasilkan dampak sebagai berikut :

1. Orang menangkap pokok persoalan lebih cepat.
2. Lebih banyak tekanan pada tahap perencanaan.
3. Mendukung cara berpikir yang berorientasi pada proses.
4. Orang berkonsentrasi pada pokok persoalan yang lebih penting.
5. Setiap orang berpartisipasi dalam membangun sistem baru.

Kesimpulan :

1. Kaizen menghasilkan mutu yang lebih baik dan produktivitas yang lebih besar.
2. Kaizen membantu menurunkan titik impas.
3. Kaizen membantu manajemen untuk lebih memperhatikan kebutuhan pelanggan dan membentuk sebuah sistem yang mempertimbangkan kebutuhan pelanggan.
4. Kaizen membuat bisnis lebih dapat bersaing dan menguntungkan.

Referensi :

[1] Febransyah, Ade, 50/50 Belajar Inovasi untuk Menang, Kepustakaan Populer Gramedia, Jakarta, 2016.

[2] Imai, Masaaki, Kaizen – Kunci Sukses Jepang dalam Persaingan, Institut PPM dan PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta, 1991.

[3] Kato, Isao & Art Smalley, Toyota Kaizen Methods – Six Steps to Improvement, Taylor and Francis Group, New York, 2011.

[4] Marbun, B.N., Manajemen Jepang, Institut PPM dan PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta, 1986.

[5] https://ibimaindonesia.co.id/kaizen/