Scrum dan Kaizen – Kebahagiaan Mendatangkan Kesuksesan

Scrum merupakan sebuah kerangka kerja yang menerapkan prinsip-prinsip Agile Development Methods. Kerangka kerja Scrum fokus pada pengembangan produk kompleks yang fleksibel sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan customer. Kerangka kerja Scrum dicetuskan oleh Jeff Sutherland pada 1993 yang terinspirasi dari proses pengembangan produk yang dilakukan oleh brand Honda, Fuji-Xerox dan Canon. Melihat keberhasilan brand tersebut, Jeff kemudian menerapkan sebuah kerangka kerja dengan langkah-langkah tertentu yang kemudian populer dengan sebutan kerangka kerja Scrum.

Orang-orang ingin bahagia, kebahagiaan yang aktif. Kebahagiaan yang lahir dari aktivitas bermakna dan telah diunggulkan banyak orang yang membuat kita bahagia. Scrum yang dipraktekkan dengan benar niscaya menjadikan para pekerja, konsumen, manajer, dan pemegang saham bahagia. Orang-orang bahagia semata-mata berkinerja lebih baik – di rumah, di tempat kerja, di kehidupan, dan di aspek atau tempat lainnya. Mereka berpenghasilan lebih besar, mempunyai pekerjaan lebih baik, lulus dari perguruan tinggi – mempunyai ijazah, sertifikasi, dan lain-lain. Dalam hampir segala aspek mereka lebih unggul.

Orang yang bahagia bukan karena berhasil, namun mereka berhasil karena bahagia. Kebahagiaan bisa memprediksi kesuksesan, dan kinerja meningkat bahkan jika orang sedikit saja lebih bahagia. Kita tidak perlu mengubah hidup orang-orang secara dramatis untuk membahagiakan mereka, setidaknya untuk sementara. Sedikit saja kebahagiaan bisa berdampak positif. Cukup sedikit saja lebih bahagia. Tentu saja  jika kita bisa membuat kebahagiaan mereka melonjak, maka dampaknya akan lebih besar. Namun hikmahnya : gestur kecil sekalipun bisa berdampak dahsyat. Scrum berfokus untuk mengambil yang kecil-kecil itu dan secara sistematis menatanya sebagai landasan kesuksesan.

Ukurlah kebahagiaan secara kuantitatif dan kemudian korelasikan dengan kinerja.

1. Bagaimana cara membahagiakan diri sendiri, karyawan, dan rekan tim kita ?
2. Bagaimana cara menyalurkan kebahagiaan itu sehingga mewujud sebagai produktivitas dan pemasukan lebih besar ?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, marilah kita kembali mencermati Toyota dan perjuangan Taiichi Ohno untuk menghapuskan pemborosan. Misi tersebut menghasilkan wacana “perbaikan berkesinambungan”, Profesor Tal Ben-Shahar mengajar mata kuliah paling popular di Universitas Harvard, “Psikologi Positif”. Dalam buka Happier, Ben-Shahar menulis : “Kita mendapatkan imbalan bukan karena menikmati perjalanan  itu sendiri, melainkan karena sukses menyelesaikan perjalanan. Masyarakat memberikan imbalan berdasarkan hasil, bukan proses pencapaiannya, bukan perjalanan.

Mencapai tingkat produktivitas tertentu dan berhenti di situ saja tidaklah cukup, sebaliknya, kita harus senantiasa mencermati proses dalam rangka memperbaikinya terus-menerus dan selamanya. Kesempurnaan tidak akan tercapai, namun setiap perbaikan inkremental ke arah itu patut diapresiasi. Seperti pekerjaan yang perlu dipecah-pecah ke dalam unit tugas dan waktu yang mudah ditangani, perbaikan juga perlu dipecah selangkah demi selangkah. Dalam bahasa Jepang, istilahnya disebut Kaizen.

Kaizen dalam bahasa Jepang berarti perbaikan cepat secara terus menerus untuk menjadi lebih baik dari sebelumnya. Kaizen adalah bagaimana membuat agar pekerjaan lebih mudah dengan selalu menyadari bahwa metode kerja yang paling baik adalah bekerja dengan cepat dan kondusif dalam menciptakan produk dengan kualitas yang baik.

Perbaikan kecil apa yang bisa langsung diusahakan untuk membuat sistem keseluruhan lebih baik ? Dalam Scrum, semangat ini diwujudkan pada penghujung tiap Sprint oleh kegiatan yang disebut “Refleksi Sprint”. Setelah semua anggota tim menunjukkan apa saja yang telah dicapai pada Sprint lalu – yang “selesai” dan berpotensi didistribusikan kepada klien untuk mendapatkan umpan balik. Mereka dduk bersama dan memikirkan :

1. Apa saja yang sudah tepat ?
2. Apa yang seharusnya bisa lebih baik ?
3. Yang mana yang bisa diperbaiki pada Sprint berikutnya ?
4. Perbaikan apa yang bisa langsung diimplementasikan terhadap proses oleh tim tersebut ?

Refleksi Sprint adalah tahap “Mengecek” dalam siklus Plan Do Check Action (PDCA) Deming. Melalui rapat tersebut, tim bisa naik ke tahap “Tindak Lanjut” dalam PDCA, alias mengusahakan Kaizen, dalam rangka mengubah proses untuk memperbaikinya. Berbagi pendapat saja tidak cukup, kita harus bisa melakukan tindak lanjut. Salah satu cara yang digagas oleh Jeff Sutherland untuk menangkap semua ini adalah dengan melalui “Parameter Kebahagiaan”. Cara ini sederhana, namun sangat efektif untuk mewujudkan perbaikan berkesinambungan yang paling membahagiakan orang-orang.

Pada penghujung tiap Sprint, para anggota tim perlu menjawab secara bergiliran, beberapa pertanyaan :

1. Pada skala 1 sampai 5, bagaimana perasaan Anda mengenai peran Anda di perusahaan ?
2. Pada skala 1 sampai 5, bagaimana perasaan Anda mengenai perusahaan secara keseluruhan ?
3. Kenapa Anda merasa seperti itu ?
4. Apa hal yang akan membuat Anda lebih Bahagia pada Sprint berikutnya ?

Praktik ini bisa dilaksanakan dalam waktu beberapa menit saja. Keragaman jawaban dari anggota tim sering mencetuskan percakapan yang mencerahkan. Jika dilakukan secara Bersama-sama, sebuah tim biasanya bisa dengan cepat menggagas apa saja yang perlu diperbaiki. Metode ini menguak apa yang terpenting bagi tiap anggota tim dan apa yang menurut mereka paling penting bagi perusahaan.

Kemudian, tim menerapkan perbaikan itu dan memprioritaskannya pada Sprint berikutnya. Namun, di sini kuncinya – pastikan untuk melakukan uji penerimaan. Dengan cara itulah kita membuktikan perbaikan tersebut telah terwujud. Kita harus mendefinisikan keberhasilan secara konkret supaya bisa ditindaklanjuti. Dengan demikian, Refleksi Sprint selanjutnya akan sangat mudah untuk menilai apakah Kaizen sudah terwujud atau belum.

Salah satu unsur Scrum yang sering kali menjadi prasyarat untuk mencapai tujuan yang bermakna adalah transparansi. Intinya, tidak boleh ada pengkotak-kotakan tim, tidak boleh ada agenda tersembunyi, tidak boleh ada yang ditutup-tutupi. Jadi, Scrum menuntut agar semua transparan.

Representasi praktiknya, yang niscaya kita akan lihat di ruangan tiap tim Scrum, adalah Papan Scrum, yaitu papan tulis bergambar tabel yang ditempeli label-label. Pekerjaan terdiri dari tiga status : Akan Datang, Sedang Dikerjakan, dan Selesai. Ketika seseorang memajukan sebuah cerita, semua anggota tim mengetahui siapa saja yang mengerjakannya, kapan selesainya, dan karena papan tulis memuat semua yang perlu dikerjakan dalam satu Sprint, tiap orang bisa mengetahui perkembangan Sprint tersebut. Siapa saja yang masuk ke ruangan dan melihat Papan Scrum bisa mengetahui persis sudah sejauh mana perkembangan tim.

Kesimpulan :

1. Kebahagiaan merupakan pondasi segalanya. Ketika bahagia, kita bisa membuat keputusan yang lebih pintar, lebih kreatif, dan lebih mungkin meraih capaian melebihi yang kita perkirakan.
2. Setiap hari semakin baik dan harus diukur. Pada akhir setiap Sprint, para anggota tim harus menyoroti satu perbaikan kecil, atau Kaizen, yang akan membuat mereka lebih bahagia. Hal ini perlu dijadikan target terpenting yang harus mereka wujudkan pada Sprint

Referensi :

[1] Ben-Shahar, Tal, 2007, Happier: Learn the Secrets to Daily Joy and Lasting Fulfillment, McGraw-Hill Education (India) Pvt Limited, India.

[2] Imai, Masaaki, 2002, Kaizen – Kunci Sukses Jepang dalam Persaingan, PT. Pustaka Binaman Presindo, Jakarta.

[3] Kato, Isao & Art Smalley, 2011, Toyota Kaizen Methods – Six Steps to Improvement, Taylor and Francis Group, New York.

[4] Sutherland, Jeff, 2014, Scrum : The Art of Doing Twice the Work in Half the Time, Crown Business, UK.

[5] https://diginews.id/manajemen-proyek-efisien-dengan-kerangka-kerja-scrum/.

[6] https://ibimaindonesia.co.id/kaizen/.