Problem solving and Decision making – Bagian 1

Setiap individu maupun organisasi tidak  terlepas dari masalah, yang pada dasarnya adalah penyimpangan atau ketidaksesuaian dari apa yang semestinya terjadi atau tercapai. Dalam teori pengambilan keputusan, individu atau organisasi perlu membedakan antara masalah (problem) dan gejala (symptom).

Untuk dapat memahami perbedaan antara gejala dan masalah, perlu diperhatikan bahwa kesalahan dalam melakukan identifikasi masalah akan menyebabkan kesalahan dalam penyelesaiannya. Jika kita gagal dalam melakukan identifikasi masalah, maka sesungguhnya kita akan gagal dalam menyelesaikan masalah tersebut. Kesalahan identifikasi bisa disebabkan  salah dalam menafsirkan gejala yang merupakan akibat dari masalah yang terjadi.

Untuk dapat menyelesaikan masalah, maka perlu dilakukan proses penyelesaian masalah dari mulai mengumpulkan informasi yang terkait dengan gejala dan masalah yang dihadapi, hingga penyelesaiaan masalah yang mungkin dapat dilakukan, yang disebut dengan proses penyelesaian masalah (problem solving).

Penyelesaian masalah tidak mudah karena berbagai faktor yang terkait sering kali tidak berpola tunggal, baik yang terkait dengan faktor penyebab maupun alternatif penyelesaiannya. Pertanyaannya adalah, alternatif mana yang akan dipilih ? Jawaban atas pertanyaan terakhir merupakan teori dalam penyelesaian masalah yang dinamakan sebagai teori pengambilan keputusan (decision making theory). Alternatif mana yang akan dipilih pada dasarnya mendorong untuk mengambil keputusan, karena harus diambil agar proses dapat terus berjalan. Bagaimana caranya agar keputusan yang diambil tepat dan tidak memberikan dampak risiko yang merugikan di masa mendatang.

Keputusan merupakan proses memilih suatu penyelesaian  dari beberapa alternatif yang ada. Keputusan yang diambil tentunya perlu didukung berbagai faktor yang akan memberikan keyakinan pada kita sebagai pengambil keputusan bahwa keputusan tersebut adalah tepat. Keputusan yang tepat adalah yang bersifat rasional, sesuai dengan nurani, dan didukung oleh fakta yang akurat sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Terkadang keputusan tidak bersifat rasional karena faktor yang terkait dengan emosi, hubungan antar manusia, tradisi, lingkungan, dan lain-lain.

Lingkungan adalah salah satu faktor yang akan mempengaruhi individu ataupun organisasi dalam pengambilan keputusan. Informasi yang terkait dengan lingkungan perlu dimiliki agar keputusan yang diambil dapat secara tepat menyelesaikan masalah yang dihadapi. Informasi yang terkait dengan lingkungan dapat dibagi menjadi tiga berdasarkan keadaanya, yaitu :

1. Keadaan yang pasti (certainty), yaitu keadaan di mana individu atau organisasi berhadapan dengan informasi yang lengkap mengenai suatu keadaan lingkungan yang dihadapi, sehingga estimasi mengenai masa depan dapat dipastikan. Meskipun keadaan ini juga mengandung ketidakpastian, namun relatif sangat kecil karena informasi yang terkait tersedia dengan lengkap.
2. Keadaan yang tidak pasti (uncertainty), yaitu keadaan dimana individu atau organisasi berhadapan dengan informasi yang tidak lengkap atau tidak memiliki informasi mengenai masalah yang dihadapi. Pada situasi seperti ini, pengambil keputusan tidak tahu persis apa yang akan terjadi di masa yang akan datang, bahkan untuk memperkirakannya sekalipun. Keputusan dalam kondisi seperti ini sangat bergantung pada pertimbangan dari pengambil keputusan itu sendiri, faktor intuisi atau pengalaman akan lebih banyak membantu daripada faktor keilmuan dan informasi.
3. Keadaan yang mengandung risiko (risky condition), yaitu keadaan dimana individu atau organisasi berhadapan dengan informasi yang dimiliki – relatif tidak lengkap jika dibandingkan dengan keadaan yang pasti, namun relatif memadai jika dibandingkan dengan keadaan yang tidak pasti. Pada situasi ini, sama seperti keadaan yang tidak pasti, pengambil keputusan akan terbagi menjadi tiga yaitu pengambil risiko (risk taker), hati-hati pada risiko (risk indifference), dan penghindar risiko (risk avoider).

Meskipun tidak mudah untuk mengambil keputusan dalam berbagai kondisi yang dihadapi, tetapi keputusan tetap harus diambil dalam setiap kegiatan yang dilakukan organisasi. Karena setiap keputusan mempunyai dampak pada waktu yang akan datang, maka keputusan yang diambil harus dapat diterima secara rasional, dimana keputusan yang diambil harus berdasarkan informasi yang akurat, tepat, dan lengkap. Proses pengambilan keputusan yang rasional dari Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) bisa dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar – Proses pengambilan keputusan yang rasional

1. Investigasi situasi

1. identifikasi masalah. Pengambil keputusan perlu membedakan apa yang benar-benar masalah dan gejala, apa yang menjadi sebab dan akibat dari gejala dan masalah tersebut.
2. Diagnosis penyebab dari masalah. Pengambil keputusan menentukan secara pasti apa yang menjadi penyebab dan akibat.
3. Identifikasi tujuan dari penyelesaian masalah melalui keputusan yang akan diambil.

2. Penentuan alternatif solusi

Pengambil keputusan mencoba membangun beberapa alternatif solusi untuk diputuskan. Tahap ini akan sangat efektif jika masukan beberapa ide kreatif dihasilkan melalui keterlibatan seluruh karyawan yang terkait dengan masalah yang dihadapi, bebas menawarkan berbagai langkah solusi, misalnya dengan metode brainstorming.

Agar tahapan ini berjalan dengan baik, maka perlu dipimpin oleh seorang yang mampu mengendalikan proses pertemuan secara efektif dan efisien. Pada tahap ini evaluasi belum dilakukan, berbagai alternatif ditampung dahulu, karena pada tahap ini seluruh ide ditampung tanpa harus mengevaluasinya.

… Bersambung ke Bagian 2 …